Quy trình
Cách nhận phòng chỗ lưu trú trong Kasura
Nhận phòng là quy trình của mảng chỗ ở, trong đó nhân viên xác nhận trạng thái thanh toán và tiền cọc khi khách vào ở một phòng, không có trường xăng, số km hay tình trạng xe.
Khi nào dùng quy trình này
Quy trình này dùng khi kỳ lưu trú của khách sắp bắt đầu và khách chuẩn bị vào ở một phòng. Nhân viên mở quy trình ngay từ đặt chỗ, hoặc chuyển thẳng vào đây từ bước tạo đặt chỗ khi chọn “Bắt đầu nhận phòng” thay vì “Tạo đặt chỗ”.
Trước khi nhận phòng
Chỉ có thể nhận phòng từ ngày bắt đầu đã định của đặt chỗ trở đi. Kasura cũng chặn nhận phòng khi trạng thái sẵn sàng của phòng là chưa dọn hoặc đang dọn, để khách không thể nhận một phòng chưa sẵn sàng.
Thông tin khách
Khi nhận phòng, nhân viên thấy hồ sơ khách hàng sẵn có, gồm tên và thông tin liên hệ đã nhập lúc tạo đặt chỗ. Không có hộ chiếu hay giấy tờ tùy thân nào được quét hoặc đọc tự động, và mọi thông tin định danh đã lưu chỉ để nhân viên tham khảo.
Trạng thái tiền cọc và thanh toán
Nhân viên đánh dấu tiền thuê và tiền cọc là đã thanh toán hoặc chưa thanh toán, và chọn cách giữ tiền cọc. Có thể giữ bằng tiền mặt, hoặc giữ hộ chiếu hay giấy tờ tùy thân của khách tại chỗ thay cho tiền mặt. Chọn giữ giấy tờ chỉ ghi lại lựa chọn đó. Kasura không quét hay xác minh chính giấy tờ.
Bắt đầu lưu trú
Khi xác nhận nhận phòng, đặt chỗ chuyển sang trạng thái đang diễn ra. Bản thân bước nhận phòng không đổi trạng thái sẵn sàng của phòng. Trạng thái này chỉ đổi khi trả phòng, lúc kỳ lưu trú kết thúc.
Trạng thái sau bước này
Sau khi xác nhận nhận phòng, đặt chỗ trở thành kỳ lưu trú đang diễn ra và phòng có khách ở cho đến khi trả phòng khép lại kỳ lưu trú.
Khác với nhận xe thế nào
Giao xe ở mảng xe dùng chung một hộp thoại nền, nhưng về chức năng là một quy trình khác. Giao xe ghi mức xăng, số km và tình trạng xe, những trường không áp dụng cho nhận phòng, và kết quả là xe rời khỏi cửa hàng chứ không phải khách vào ở một phòng vẫn nằm tại chỗ.
Quy trình này không có nghĩa là
- Hộ chiếu hay giấy tờ tùy thân không bao giờ được quét hoặc đọc tự động. Với giấy tờ giữ làm tiền cọc, Kasura chỉ ghi nhận loại giấy tờ.
- Nhận phòng chỉ dùng các đặt chỗ tạo trực tiếp trong Kasura. Không có OTA hay kênh đặt phòng nào được đồng bộ.
- Kasura không có channel manager, cả khi nhận phòng lẫn ở bất kỳ đâu khác.
- Việc dọn phòng và phân công nhân viên nằm ngoài quy trình này. Nhận phòng không phải bộ công cụ quản lý công việc buồng phòng.
- Các trường xăng, số km và tình trạng xe thuộc về giao xe. Không trường nào trong số đó xuất hiện ở đây.
- Fast Track không có phiên bản cho chỗ ở. Đây chỉ là lối tắt khi trả xe.
FAQ
Điều gì xảy ra lúc nhận phòng chỗ lưu trú trong Kasura?
Nhân viên xác nhận trạng thái thanh toán và tiền cọc khi khách chiếm đơn vị; không có trường riêng xe nào tham gia.
Nhận phòng chỗ lưu trú có giống nhận xe không?
Không. Nhận phòng không có trường xăng, đồng hồ km hay tình trạng xe, và đơn vị ở lại tại chỗ chứ không rời đi cùng khách.