Werkstroom
Zo werkt accommodatie-check-in in Kasura
Check-in is het proces voor accommodaties waarin je team de status van betaling en borg bevestigt wanneer een gast een accommodatie in gebruik neemt, zonder velden voor brandstof, kilometerstand of de staat van een voertuig.
Wanneer deze werkstroom wordt gebruikt
Deze werkwijze start wanneer het verblijf van een gast kan beginnen en de gast een accommodatie in gebruik gaat nemen. Je team opent deze werkwijze direct vanuit de boeking, of gaat er meteen naartoe bij het aanmaken van de boeking als “Check-in starten” wordt gekozen in plaats van “Boeking aanmaken”.
Voor de check-in
Check-in is pas mogelijk op of na de geplande begindatum van de boeking. Kasura blokkeert de check-in ook zolang de klaarstatus van de kamer op vuil of in schoonmaak staat, zodat een gast niet kan inchecken in een kamer die nog niet klaar is.
Gegevens van de gast
Bij de check-in ziet je team het bestaande klantprofiel van de gast: de naam en contactgegevens die bij het aanmaken van de boeking zijn ingevoerd. Er wordt geen paspoort of ander identiteitsbewijs gescand of automatisch uitgelezen. Opgeslagen identiteitsgegevens zijn alleen ter referentie voor je team.
Status van borg en betaling
Je team markeert de huurbetaling en de borg als betaald of onbetaald en kiest hoe de borg wordt aangehouden: als contant bedrag, of als paspoort of identiteitsbewijs dat in plaats van contant geld in de accommodatie blijft. Kies je voor een aangehouden document, dan wordt alleen die keuze vastgelegd. Kasura scant of controleert het document zelf niet.
Start van het verblijf
Met het bevestigen van de check-in wordt de boeking actief. De klaarstatus van de kamer verandert niet door de check-in zelf, maar pas bij de check-out, als het verblijf eindigt.
Resulterende operationele staat
Zodra de check-in is bevestigd, wordt de boeking een actief verblijf en is de accommodatie bezet tot de check-out het verblijf afsluit.
Hoe dit verschilt van voertuigophalen
De overdracht van voertuigen gebruikt onderliggend hetzelfde dialoogvenster, maar is functioneel een ander proces. Daar worden het brandstofniveau, de kilometerstand en de staat van het voertuig vastgelegd, wat bij de check-in van accommodaties niet van toepassing is. Bovendien verlaat bij de overdracht een voertuig het terrein, terwijl bij de check-in een gast zijn intrek neemt in een accommodatie die ter plaatse blijft.
Wat deze werkstroom niet betekent
- Een paspoort of ander identiteitsbewijs wordt nooit gescand of automatisch uitgelezen. Een document dat als borg wordt aangehouden, wordt alleen als type vastgelegd.
- De check-in gebruikt alleen boekingen die direct in Kasura zijn aangemaakt. Er wordt geen OTA of boekingskanaal gesynchroniseerd.
- Kasura heeft geen channelmanager, niet bij de check-in en nergens anders.
- Schoonmaaktaken en taakverdeling voor medewerkers vallen buiten deze werkwijze. De check-in is geen pakket voor het beheren van housekeepingtaken.
- Velden voor brandstof, kilometerstand en de staat van het voertuig horen bij de overdracht van voertuigen. Geen van die velden verschijnt hier.
- Fast Track heeft geen tegenhanger voor accommodaties. Het is alleen een snelkoppeling voor de inlevering van voertuigen.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er bij accommodatie-check-in in Kasura?
Personeel bevestigt de betalings- en borgstatus terwijl de gast de unit betrekt; een voertuigspecifiek veld is niet betrokken.
Is accommodatie-check-in hetzelfde als voertuigophalen?
Nee. Check-in heeft geen brandstof, kilometerteller of voertuigstaat, en de unit blijft ter plaatse in plaats van met een klant te vertrekken.