Werkstroom
Zo werkt voertuigophalen in Kasura
Ophalen is het voertuigoverdrachtproces waarin personeel de betalings- en borgstatus bevestigt en brandstofniveau plus kilometertellerstand vastlegt voordat de klant het voertuig meeneemt.
Wanneer deze werkstroom wordt gebruikt
Deze workflow start wanneer een gereserveerde voertuigboeking klaar is en het voertuig het terrein met de klant verlaat. Personeel opent die rechtstreeks vanuit de reservering, of komt er vanuit het aanmaken van de boeking meteen in als ‘Verhuur starten’ in plaats van ‘Reservering aanmaken’ wordt gekozen.
Voor het ophalen
Ophalen is beschikbaar zodra er een reservering voor het voertuig bestaat. Is een andere boeking op hetzelfde voertuig nog actief en nog niet ingeleverd, dan blokkeert Kasura het ophalen tot die eerdere boeking is afgesloten.
Klantverificatie
Liggen op het klantrecord al rijbewijsgegevens — nummer, klasse, vervaldatum en een foto — dan kan personeel die bij de overdracht met het fysieke rijbewijs vergelijken. Kasura toetst deze gegevens niet bij een autoriteit en voert geen automatische documentcontrole uit.
Zichtbare en verplichte velden
Brandstofniveau, kilometertellerstand, helmantal en staatsfoto’s hebben elk een eigen zichtbaarheidsinstelling per Workspace; elk kan extra verplicht worden gemaakt voordat het ophalen is afgerond. Een Workspace die geen van deze bijhoudt, kan ze volledig verbergen. Een optioneel veld toont alleen een herinnering en blokkeert het ophalen niet.
Voertuigoverdracht
Personeel voert bij de overdracht brandstofniveau en kilometertellerstand in waar die velden zichtbaar zijn, en legt het aantal helmen vast dat met het voertuig meegaat waar helmtracking geldt. Staatsfoto’s en een vrije-tekstnotitie kunnen in een optionele detailssectie worden toegevoegd.
Borg- en betalingsstatus
Personeel markeert de huurbetaling en de borg als betaald of onbetaald — passend bij de borg die bij het aanmaken van de boeking is gezet.
Start van de verhuur
Het bevestigen van het ophalen zet de boeking op actief en legt de ophaaltijd vast. Bij een voertuigboeking legt het ook de inlevertijd vast waartegen het latere inleveren wordt getoetst.
Resulterende operationele staat
Is het ophalen bevestigd, dan wordt de boeking een actieve verhuur en geldt het voertuig als bij de klant tot het wordt ingeleverd.
Hoe dit verschilt van accommodatie-check-in
Accommodatie-check-in deelt dezelfde onderliggende dialoogcomponent, maar is een functioneel ander proces: het heeft geen brandstof-, kilometer- of voertuigstaatveld, en de trigger is een gast die een unit betrekt, niet een voertuig dat het terrein verlaat.
Wat deze werkstroom niet betekent
- Een opgeslagen rijbewijs wordt niet bij een overheidsinstantie gecontroleerd — de gegevens dienen alleen als referentie voor personeel.
- Geen document wordt gescand of automatisch gelezen; elk veld bij het ophalen voert een medewerker in.
- Kasura volgt de locatie van een voertuig niet — er worden geen GPS- of locatiegegevens vastgelegd bij het ophalen of daarna.
- De voertuigstaat wordt nooit automatisch beoordeeld; een notitie of foto bestaat alleen als een medewerker die toevoegt.
- Ophalen vereist een actieve verbinding — er is geen offlinemodus.
- Er wordt geen externe verificatie- of identiteitsdienst benaderd; alles wat hier wordt getoond komt uit Kasura’s eigen opgeslagen records.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er bij het ophalen van een voertuig in Kasura?
Personeel bevestigt de betalings- en borgstatus en legt daarna — waar ingeschakeld — brandstofniveau, kilometertellerstand en helmantal vast, voordat de verhuur start.
Controleert Kasura het rijbewijs van een klant automatisch bij het ophalen?
Nee. Kasura slaat rijbewijsgegevens op voor handmatige controle door personeel; een automatische verificatie vindt niet plaats.