Werkstroom
Zo werkt voertuigophalen in Kasura
De overdracht is het proces waarin je team de status van betaling en borg bevestigt en het brandstofniveau en de kilometerstand vastlegt voordat de klant het voertuig meeneemt.
Wanneer deze werkstroom wordt gebruikt
Deze werkwijze start wanneer een gereserveerde voertuigboeking klaar is om te beginnen en het voertuig met de klant vertrekt. Je team opent deze werkwijze direct vanuit de reservering, of gaat er meteen naartoe bij het aanmaken van de boeking als “Verhuur starten” wordt gekozen in plaats van “Reservering maken”.
Voor de overdracht
De overdracht is beschikbaar zodra er een reservering voor het voertuig bestaat. Is een andere boeking voor hetzelfde voertuig nog actief en nog niet ingeleverd, dan blokkeert Kasura de overdracht totdat die eerdere boeking is afgesloten.
Controle van de klant
Staan er al rijbewijsgegevens in het klantprofiel, zoals nummer, categorie, vervaldatum en een foto, dan kan je team die bij de overdracht vergelijken met het fysieke rijbewijs. Kasura controleert deze gegevens niet bij een instantie en voert geen automatische documentcontrole uit.
Zichtbare en verplichte velden
Brandstofniveau, kilometerstand, aantal helmen en foto's van de staat van het voertuig hebben elk een eigen zichtbaarheidsinstelling per werkruimte, en elk van deze velden kan ook verplicht worden gemaakt voordat de overdracht wordt afgerond. Een werkruimte die geen van deze gegevens bijhoudt, kan ze helemaal verbergen. Een optioneel veld toont alleen een herinnering en blokkeert de overdracht niet.
Overdracht van het voertuig
Waar die velden zichtbaar zijn, vult je team bij de overdracht het brandstofniveau en de kilometerstand in, en waar helmen worden bijgehouden ook het aantal helmen dat met het voertuig meegaat. Foto's van de staat van het voertuig en een vrije notitie kan je team toevoegen in een optioneel onderdeel met details.
Status van borg en betaling
Je team markeert de huurbetaling en de borg als betaald of onbetaald, in lijn met de borg die bij het aanmaken van de boeking is vastgelegd.
Start van de verhuur
Met het bevestigen van de overdracht wordt de boeking actief en wordt het tijdstip van de overdracht vastgelegd. Bij een voertuigboeking ligt daarmee ook het tijdstip vast waarop het voertuig terug moet zijn, en daartegen wordt de latere inlevering gecontroleerd.
Resulterende operationele staat
Zodra de overdracht is bevestigd, wordt de boeking een actieve verhuur en geldt het voertuig als verhuurd en bij de klant tot het wordt ingeleverd.
Hoe dit verschilt van accommodatie-check-in
De check-in van accommodaties gebruikt onderliggend hetzelfde dialoogvenster, maar is functioneel een ander proces: er is geen veld voor brandstof, kilometerstand of de staat van een voertuig, en het begint wanneer een gast een accommodatie in gebruik neemt, niet wanneer een voertuig het terrein verlaat.
Wat deze werkstroom niet betekent
- Een opgeslagen rijbewijs wordt niet gecontroleerd bij een overheidsinstantie. De gegevens zijn alleen ter referentie voor je team.
- Er wordt geen document gescand of automatisch uitgelezen. Elk veld bij de overdracht wordt ingevuld door een medewerker.
- Kasura volgt de locatie van een voertuig niet. Er worden bij of na de overdracht geen GPS- of locatiegegevens vastgelegd.
- De staat van een voertuig wordt nooit automatisch beoordeeld. Een notitie of foto bestaat alleen als een medewerker die toevoegt.
- Voor de overdracht is een actieve internetverbinding nodig. Er is geen offlinemodus.
- Er wordt geen externe controle- of identiteitsdienst geraadpleegd. Alles wat je hier ziet, komt uit de eigen opgeslagen gegevens van Kasura.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er bij het ophalen van een voertuig in Kasura?
Personeel bevestigt de betalings- en borgstatus en legt daarna — waar ingeschakeld — brandstofniveau, kilometertellerstand en helmantal vast, voordat de verhuur start.
Controleert Kasura het rijbewijs van een klant automatisch bij het ophalen?
Nee. Kasura slaat rijbewijsgegevens op voor handmatige controle door personeel; een automatische verificatie vindt niet plaats.