Alur kerja
Cara kerja check-in penginapan di Kasura
Check-in adalah proses akomodasi saat staf mengonfirmasi status pembayaran dan deposit ketika tamu mulai menempati unit, tanpa kolom bensin, odometer, atau kondisi kendaraan.
Kapan alur kerja ini dipakai
Alur kerja ini berjalan saat masa inap tamu siap dimulai dan tamu akan segera menempati unit akomodasi. Staf membukanya langsung dari booking, atau masuk langsung ke sini dari pembuatan booking jika memilih “Mulai check-in” alih-alih “Buat booking”.
Sebelum check-in
Check-in hanya tersedia pada atau setelah tanggal mulai booking yang dijadwalkan. Kasura juga memblokir check-in selama status kesiapan unit masih kotor atau sedang dibersihkan, sehingga tamu tidak bisa check-in ke kamar yang belum siap.
Informasi tamu
Saat check-in, staf melihat data pelanggan tamu yang sudah tersimpan, yaitu nama dan kontak yang diisi saat booking dibuat. Paspor atau dokumen identitas lain tidak dipindai atau dibaca otomatis. Detail identitas yang tersimpan hanya ditampilkan sebagai referensi staf.
Status deposit dan pembayaran
Staf menandai pembayaran sewa dan deposit sebagai sudah dibayar atau belum dibayar, dan bisa memilih bentuk deposit: uang tunai, atau paspor atau kartu identitas yang ditahan di lokasi akomodasi sebagai pengganti uang tunai. Memilih dokumen yang ditahan hanya mencatat pilihan itu. Kasura tidak memindai atau memverifikasi dokumennya.
Masa inap dimulai
Mengonfirmasi check-in mengubah status booking menjadi aktif. Status kesiapan unit tidak berubah karena check-in. Status itu baru berubah saat check-out, ketika masa inap berakhir.
Keadaan operasional yang dihasilkan
Setelah check-in dikonfirmasi, booking menjadi masa inap yang aktif, dan unit terisi sampai check-out menutupnya.
Perbedaannya dengan serah terima kendaraan
Serah terima kendaraan memakai komponen dialog dasar yang sama, tetapi secara fungsi merupakan proses yang berbeda. Serah terima mencatat level bensin, angka odometer, dan kondisi kendaraan, yang semuanya tidak berlaku untuk check-in akomodasi, dan hasilnya adalah kendaraan yang keluar dari lokasi usaha, bukan tamu yang menempati unit yang tetap berada di lokasi.
Apa yang tidak dimaksud alur kerja ini
- Paspor atau dokumen identitas lain tidak pernah dipindai atau dibaca otomatis. Dokumen yang ditahan sebagai deposit hanya dicatat jenisnya.
- Check-in hanya memakai booking yang dibuat langsung di Kasura. Tidak ada OTA atau kanal booking yang disinkronkan.
- Kasura tidak memiliki channel manager, baik saat check-in maupun di bagian lain.
- Tugas kebersihan dan pembagian tugas staf berada di luar alur kerja ini. Check-in bukan sistem manajemen tugas housekeeping.
- Kolom bensin, odometer, dan kondisi kendaraan adalah bagian dari serah terima kendaraan. Tidak satu pun muncul di sini.
- Fast Track tidak punya padanan di akomodasi. Fast Track hanya jalan pintas untuk pengembalian kendaraan.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa yang terjadi saat check-in akomodasi di Kasura?
Staf memastikan status pembayaran dan jaminan saat tamu masuk ke unit; tidak ada field khusus kendaraan.
Apakah check-in penginapan sama dengan serah terima kendaraan?
Tidak. Check-in tidak punya field BBM, odometer, atau kondisi kendaraan, dan unit tetap di lokasi, bukan pergi bersama pelanggan.