Hướng dẫn
Cách quản lý tiền cọc cho thuê
Kasura theo dõi tiền cọc cho thuê từ đặt chỗ qua nhận xe hoặc nhận phòng đến trả xe hoặc trả phòng, tất toán thành trả đủ, trừ một phần, hoặc giữ toàn bộ.
Vòng đời tiền cọc
Tiền cọc trong Kasura đi qua cùng ba thời điểm mà mọi đặt chỗ đều đi qua: được đặt khi tạo đặt chỗ, xác nhận khi bàn giao tài sản, và tất toán khi tài sản trở về. Mỗi giai đoạn là bước riêng, nhân viên thấy được, chứ không phải một tiến trình nền liên tục, nên trạng thái hiện tại của tiền cọc luôn truy được về một hành động cụ thể mà ai đó đã làm.
Lúc đặt chỗ
Khi tạo đặt chỗ, nhân viên có thể đặt số tiền cọc cạnh giá. Việc này tùy chọn — workspace có thể chọn không yêu cầu cọc — và được ghi là số chưa thanh toán trên đặt chỗ từ đầu. Chưa thu gì ở điểm này; tạo đặt chỗ chỉ ghi những gì sẽ được kỳ vọng sau.
Lúc nhận xe / nhận phòng
Lúc tài sản được bàn giao — nhận xe với xe, nhận phòng với chỗ lưu trú — nhân viên xác nhận tiền cọc thực sự được giữ thế nào. Các lựa chọn là số tiền mặt, hộ chiếu giữ lại, giấy tờ tùy thân giữ lại, hoặc nêu rõ không có cọc. Với cọc tiền mặt, nhân viên cũng đánh dấu đã thanh toán chưa; với giấy tờ giữ lại, tiền cọc được ghi là đã nhận chứ không gắn với số đã trả.
Lúc trả xe / trả phòng
Lúc trả xe hoặc trả phòng chỗ lưu trú, nhân viên tất toán tiền cọc bằng cách chọn đúng một trong ba đường mô tả bên dưới. Phí đổ xăng, hư hại, trễ hoặc đồ thất lạc được nhập trong cùng bước này, vì đó là thứ mà khoản trừ một phần được đo theo.
Trả đủ
Trả đủ nghĩa là toàn bộ tiền cọc về lại khách, vì không có gì cần bù. Đường này không cần lý do — chỉ là toàn bộ số đang giữ được trả cho chủ sở hữu.
Trừ một phần
Trừ một phần bù các phí đã ghi từ tiền cọc và trả phần còn lại. Nhân viên nhập các phí đang trừ theo tên — đổ xăng, hư hại, trễ, đồ mất — và một lý do đi kèm khoản trừ, nên số bị giữ luôn gắn với nguyên nhân đã nêu chứ không phải một lần giảm không giải thích.
Giữ toàn bộ
Giữ toàn bộ giữ hết tiền cọc, thường vì chi phí cần bù bằng hoặc vượt giá trị đó. Đường này luôn cần lý do đã ghi, để doanh nghiệp có lý do viết cụ thể để chỉ nếu khách sau này tranh chấp quyết định.
Hướng dẫn này không có nghĩa là
- Không kết quả nào trong ba kết quả này chuyển tiền thật qua nhà cung cấp thanh toán — Kasura ghi tất toán trên đặt chỗ, và nhân viên xử lý mọi việc trả tiền mặt, thẻ, hoặc giấy tờ thật ngoài ứng dụng.
- Đây không phải tính năng ngân hàng; không có ủy quyền giữ hay pre-authorization với nhà cung cấp thanh toán gắn với tiền cọc, và không có cơ chế tiền cọc riêng của Stripe.
- Tất toán tiền cọc không phải hoàn tiền tự động — mọi đường là lựa chọn có chủ ý của nhân viên lúc trả xe hoặc trả phòng, không bao giờ là quyết định do hệ thống sinh ra.
- Đây không phải tính năng kế toán hay thuế — Kasura không giữ sổ cái, bảng tài khoản, hay hồ sơ thuế cho tiền cọc hay bất kỳ khoản tiền đặt chỗ nào khác.