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レンタルデポジットの管理方法

Kasuraはレンタルデポジットを予約から貸出またはチェックイン、返却またはチェックアウトまで追い、全額返却、一部控除、または全額保持として決着します。

デポジットのライフサイクル

Kasuraのデポジットは、すべての予約が通る同じ三つの時点を動きます。予約作成時に設定され、物件引き渡し時に確認され、物件が戻ったときに決着します。各段階は一つの連続した裏方処理ではなく、スタッフに見える別ステップなので、デポジットの現在状態は常に誰かの具体的な操作にたどれます。

予約作成時、スタッフは価格と並べてデポジット額を設定できます。任意です。ワークスペースはデポジットなしにもできます。最初から予約上の未払い額として記録されます。この時点では回収しません。予約作成は、後で求める内容を記録するだけです。

物件を引き渡す時点 — 車両なら貸出、宿泊ならチェックイン — で、スタッフはデポジットの実際の預かり方を確認します。選択肢は現金、預かりパスポート、預かりID、または明示的なデポジットなしです。現金なら支払い済みかも記録します。書類預かりなら、支払額に結び付けず、受領として記録します。

車両の返却または宿泊のチェックアウトで、スタッフは下記の三つの経路のうちちょうど一つを選んでデポジットを決着します。給油、損傷、遅刻、紛失の料金も同じステップで入力します。一部控除の基準になるためです。

全額返却は、カバーすべきものがないため、デポジット全額を顧客に戻すことです。この経路に理由は不要です。預かり全額を持ち主に返すだけです。

一部控除は、記録された特定の料金をデポジットから賄い、残りを返します。スタッフは控除する料金を名前で入力します — 給油、損傷、遅刻、紛失。控除には理由が付き、差し引いた額は説明のない減額ではなく、述べた原因に常に結び付きます。

全額保持はデポジットをすべて残します。カバーする費用が額以上になる場合が典型です。この経路は必ず理由の記録が必要で、後に顧客が決定に異議を唱えたときに、事業が示せる具体的な書面根拠になります。

この三つの結果のいずれも、決済事業者を通じて実際のお金を動かしません。Kasuraは予約上の決着を記録し、スタッフが実際の現金、カード、書類の返却をアプリの外で扱います。
これは銀行機能ではありません。デポジットに紐づく決済事業者の与信枠確保や事前オーソリはなく、Stripe固有のデポジット仕組みもありません。
デポジットの決着は自動返金ではありません。どの経路も、返却またはチェックアウトでスタッフが意図して選ぶものであり、システムが自動で決めるものではありません。
これは会計や税務の機能ではありません。Kasuraはデポジットや他の予約上の金銭について、簿記台帳、勘定科目、税務記録を持ちません。