Guide
Slik håndterer du utleiedepositum
Depositumet registreres på bookingen, bekreftes når kunden henter eller gjesten sjekker inn, og avsluttes som helt tilbake, delvis tilbakeholdt eller helt tilbakeholdt. En status flytter ikke penger.
Depositumlivssyklus
Depositumet har tre personalesteg. Det settes på bookingen, bekreftes når kunden henter kjøretøyet eller gjesten sjekker inn, og avsluttes når kunden leverer tilbake eller gjesten sjekker ut. En bookingforespørsel er ikke en booking, og ingen av stegene flytter penger.
Under booking
Når personalet oppretter bookingen, kan de sette depositumet ved siden av leiebeløpet. Bestillingsdepositum holder forespørselen om plassen. Forhåndsbetaling er leie betalt før utleien starter. Ingen av dem er depositumet. Å opprette bookingen krever ikke inn penger. Posten står som ubetalt til personalet bekrefter den senere. Et Workspace kan også kjøre uten depositum.
Under utlevering/innsjekk
Når kunden henter kjøretøyet, bekrefter personalet utleveringen og hvordan depositumet holdes: kontanter, et pass eller ID som ligger igjen, eller ingen depositum. Ved overnatting skjer det samme ved innsjekk, når rommet er klart. Kontanter merkes betalt eller ubetalt. Et dokument registreres som mottatt. Kasura verifiserer ikke identiteten og reserverer ikke kortet.
Under innlevering/utsjekk
Når kunden leverer kjøretøyet tilbake, lukker personalet innleveringen og velger ett utfall for depositumet. Ved overnatting skjer det ved utsjekk. Gebyr for drivstoff, skade, forsinkelse eller en manglende gjenstand skrives inn i samme steg. Beløpet beregnes på posten. Det trekkes ikke fra et kort.
Hele depositumet tilbake
Hele depositumet registreres som tilbake når ingenting skal dekkes. Denne veien trenger ingen årsak. Registreringen frigir ikke et kort og sender ikke penger.
En del holdes tilbake
En del av depositumet holdes tilbake mot navngitte gebyr. Resten registreres som tilbake. Personalet skriver en årsak, for eksempel drivstoff, skade, forsinkelse eller en mistet gjenstand. Uten den skrevne årsaken er utfallet ikke komplett.
Hele depositumet holdes tilbake
Hele depositumet holdes tilbake når de registrerte kostnadene møter eller overstiger beløpet. Denne veien krever alltid en skrevet årsak, så utleievirksomheten kan vise hvorfor beløpet ble stående.
Hva denne guiden ikke betyr
- Ingen av de tre utfallene flytter penger. Kasura registrerer avslutningen. Kontanter, kort og dokumenter håndteres utenfor appen. Kasura er ikke betalingsformidler.
- Det finnes ingen automatisk kortreservering og ingen automatisk tilbakebetaling. Nettbetaling på den offentlige bookingsiden går via Stripe og følger med Essential, Pro og Ultra. Den betalingen er ikke depositumoppgjøret.
- Å avslutte depositumet er ikke en automatisk refusjon. Personalet velger utfallet ved innlevering eller utsjekk.
- Dette er ikke bokføring eller skatt. Kasura fører ingen hovedbok, kontoplan eller skatteregistrering for depositum eller andre bookingpenger.