Guide
Slik håndterer du utleiedepositum
Kasura følger et utleiedepositum fra booking via utlevering eller innsjekk til innlevering eller utsjekk, avsluttet som full tilbakebetaling, delvis fradrag eller full tilbakeholdelse.
Depositumlivssyklus
Et depositum i Kasura beveger seg gjennom de samme tre øyeblikkene hver booking passerer: det settes når bookingen opprettes, bekreftes når objektet overleveres, og avsluttes når objektet kommer tilbake. Hvert trinn er et adskilt, personale-synlig steg fremfor én kontinuerlig bakgrunnsprosess, så den aktuelle tilstanden til et depositum alltid kan spores til en konkret handling noen tok.
Under booking
Når en booking opprettes, kan personalet sette et depositumbeløp sammen med prisen. Det er valgfritt — et Workspace kan velge å ikke kreve depositum i det hele tatt — og det registreres som et ubetalt beløp på bookingen fra starten. Ingenting kreves inn på dette tidspunktet; å opprette bookingen registrerer bare hva som forventes senere.
Under utlevering/innsjekk
I det øyeblikket objektet overleveres — utlevering for et kjøretøy, innsjekk for overnatting — bekrefter personalet hvordan depositumet faktisk holdes. Alternativene er et kontant beløp, et tilbakeholdt pass, et tilbakeholdt ID eller uttrykkelig ingen depositum. For et kontant depositum merker personalet også om det er betalt; for et tilbakeholdt dokument registreres depositumet som mottatt fremfor knyttet til et betalt beløp.
Under innlevering/utsjekk
Ved innlevering for et kjøretøy eller utsjekk for overnatting avslutter personalet depositumet ved å velge nøyaktig én av tre veier, beskrevet nedenfor. Eventuelle gebyrer for fylling, skade, forsinkelse eller en manglende gjenstand skrives inn i samme steg, fordi det er det et delvis fradrag måles mot.
Full tilbakebetaling
En full tilbakebetaling betyr at hele depositumet går tilbake til kunden, fordi ingenting skal dekkes. Det kreves ingen årsak for denne veien — det er ganske enkelt hele det holdte beløpet som frigis til eieren.
Delvis fradrag
Et delvis fradrag dekker konkrete registrerte gebyrer fra depositumet og tilbakebetaler resten. Personalet skriver inn gebyrene ved navn — fylling, skade, forsinkelse, en mistet gjenstand — og en årsak følger fradraget, så det tilbakeholdte beløpet alltid er knyttet til en angitt årsak fremfor en uforklart reduksjon.
Full tilbakeholdelse
En full tilbakeholdelse beholder hele depositumet, typisk fordi de dekkede kostnadene møter eller overstiger verdien. Denne veien krever alltid en registrert årsak, så virksomheten har en konkret, skriftlig begrunnelse å peke på hvis kunden senere bestrider beslutningen.
Hva denne guiden ikke betyr
- Ingen av disse tre utfallene flytter ekte penger via en betalingsleverandør — Kasura registrerer avslutningen på bookingen, og personalet håndterer enhver faktisk kontant-, kort- eller dokumentretur utenfor appen.
- Dette er ikke en bankfunksjon; det finnes ingen holdt forhåndsgodkjenning hos en betalingsleverandør knyttet til et depositum og ingen Stripe-mekanisme spesifikt for depositum.
- Å avslutte et depositum er ikke en automatisk refusjon — hver vei er et bevisst valg en medarbeider tar ved innlevering eller utsjekk, aldri en systemgenerert avgjørelse.
- Dette er ikke en bokførings- eller skattfunksjon — Kasura fører ingen hovedbok, kontoplan eller skatteregistrering for depositum eller andre bookingpenger.