Przewodnik
Jak prowadzić kaucje w wynajmie
Kasura prowadzi kaucję od rezerwacji przez odbiór lub check-in aż do zwrotu lub check-outu, rozliczaną jako pełny zwrot, częściowe potrącenie albo pełne zatrzymanie.
Cykl kaucji
Kaucja w Kasura przechodzi przez te same trzy momenty co każda rezerwacja: jest ustawiana przy utworzeniu, potwierdzana przy przekazaniu assetu i rozliczana, gdy asset wraca. Każda faza to odrębny, widoczny dla personelu krok, nie ciągły proces w tle. Bieżący stan kaucji da się zawsze sprowadzić do konkretnego działania kogoś.
Przy rezerwacji
Przy tworzeniu rezerwacji personel może ustawić kwotę kaucji obok ceny. To opcjonalne — Workspace może w ogóle nie wymagać kaucji — i od początku jest zapisana jako nieopłacona kwota na rezerwacji. Tu nic nie jest pobierane; utworzenie rezerwacji zapisuje tylko to, czego będzie się oczekiwać później.
Przy odbiorze / check-inie
W momencie przekazania assetu — odbiór przy pojeździe, check-in przy noclegu — personel potwierdza, jak kaucja jest faktycznie trzymana. Opcje to kwota gotówkowa, zatrzymany paszport, zatrzymany dokument tożsamości albo wyraźnie brak kaucji. Przy kaucji gotówkowej personel oznacza też, czy została opłacona; przy zatrzymanym dokumencie kaucja jest po prostu zapisana jako przyjęta, bez powiązania z opłaconą kwotą.
Przy zwrocie / check-oucie
Przy zwrocie pojazdu lub check-oucie noclegu personel rozlicza kaucję, wybierając dokładnie jedną z trzech ścieżek opisanych poniżej. Opłaty za tankowanie, szkodę, spóźnienie albo brakujący przedmiot wpisuje się w tym samym kroku, bo to one są miarą częściowego potrącenia.
Pełny zwrot
Pełny zwrot oznacza, że cała kaucja wraca do klienta, bo nie ma nic do pokrycia. Dla tej ścieżki nie jest wymagany powód — cała trzymana kwota jest po prostu zwalniana właścicielowi.
Częściowe potrącenie
Częściowe potrącenie pokrywa konkretne, zapisane opłaty z kaucji i zwraca resztę. Personel wpisuje potrącane opłaty z nazwy — tankowanie, szkoda, spóźnienie, zgubiony przedmiot — a powód towarzyszy potrąceniu, więc zatrzymana kwota jest zawsze związana z podaną przyczyną, nie z niewyjaśnioną redukcją.
Pełne zatrzymanie
Pełne zatrzymanie zatrzymuje całą kaucję, zwykle dlatego, że pokrywane koszty osiągają lub przekraczają jej wartość. Ta ścieżka zawsze wymaga zapisanego powodu — konkretnego, pisemnego uzasadnienia, na które firma może wskazać, gdy klient później kwestionuje decyzję.
Czego ten przewodnik nie oznacza
- Żaden z tych trzech wyników nie przesuwa prawdziwych pieniędzy przez procesor płatności — Kasura zapisuje rozliczenie na rezerwacji, a personel obsługuje każdy rzeczywisty zwrot gotówki, karty albo dokumentu poza aplikacją.
- To nie jest funkcja bankowa; nie ma zatrzymanej autoryzacji ani preautoryzacji u procesora płatności ani mechanizmu Stripe specyficznego dla kaucji.
- Rozliczenie kaucji nie jest automatycznym zwrotem — każda ścieżka to świadomy wybór członka personelu przy zwrocie lub check-oucie, nigdy decyzja wygenerowana przez system.
- To nie jest funkcja księgowa ani podatkowa — Kasura nie prowadzi księgi, planu kont ani ewidencji podatkowej dla kaucji ani innych pieniędzy z rezerwacji.