Guide
Sådan håndterer du lejedeposita
Kasura følger et lejedepositum fra booking via udlevering eller check-in til tilbagelevering eller check-out, afsluttet som fuld tilbagebetaling, delvist fradrag eller fuld tilbageholdelse.
Depositumlivscyklus
Et depositum i Kasura bevæger sig gennem de samme tre øjeblikke, som hver booking passerer: det sættes, når bookingen oprettes, bekræftes, når aktivet overdrages, og afsluttes, når aktivet kommer tilbage. Hvert trin er et adskilt, personale-synligt skridt frem for én kontinuerlig baggrundsproces, så den aktuelle tilstand af et depositum altid kan spores til en konkret handling, nogen tog.
Under booking
Når en booking oprettes, kan personalet sætte et depositumbeløb sammen med prisen. Det er valgfrit — et Workspace kan vælge slet ikke at kræve depositum — og det registreres som et ubetalt beløb på bookingen fra starten. Intet opkræves på dette tidspunkt; at oprette bookingen registrerer kun, hvad der forventes senere.
Under udlevering/check-in
I det øjeblik aktivet overdrages — udlevering for et køretøj, check-in for overnatning — bekræfter personalet, hvordan depositummet faktisk holdes. Mulighederne er et kontant beløb, et tilbageholdt pas, et tilbageholdt ID eller udtrykkeligt intet depositum. For et kontant depositum markerer personalet også, om det er betalt; for et tilbageholdt dokument registreres depositummet som modtaget frem for knyttet til et betalt beløb.
Under tilbagelevering/check-out
Ved tilbagelevering for et køretøj eller check-out for overnatning afslutter personalet depositummet ved at vælge præcis én af tre veje, beskrevet nedenfor. Eventuelle gebyrer for optankning, skade, forsinkelse eller en manglende genstand indtastes i samme trin, fordi det er det, et delvist fradrag måles imod.
Fuld tilbagebetaling
En fuld tilbagebetaling betyder, at hele depositummet går tilbage til kunden, fordi intet skal dækkes. Der kræves ingen årsag for denne vej — det er simpelthen hele det holdte beløb, der frigives til ejeren.
Delvist fradrag
Et delvist fradrag dækker konkrete registrerede gebyrer fra depositummet og tilbagebetaler resten. Personalet indtaster gebyrerne ved navn — optankning, skade, forsinkelse, en mistet genstand — og en årsag følger fradraget, så det tilbageholdte beløb altid er knyttet til en angivet årsag frem for en uforklaret nedsættelse.
Fuld tilbageholdelse
En fuld tilbageholdelse beholder hele depositummet, typisk fordi de dækkede omkostninger møder eller overstiger dets værdi. Denne vej kræver altid en registreret årsag, så virksomheden har en konkret, skriftlig begrundelse at pege på, hvis kunden senere bestrider beslutningen.
Hvad denne guide ikke betyder
- Ingen af disse tre udfald flytter rigtige penge via en betalingsudbyder — Kasura registrerer afslutningen på bookingen, og personalet håndterer enhver faktisk kontant-, kort- eller dokumentretur uden for appen.
- Dette er ikke en bankfunktion; der er ingen holdt forhåndsgodkendelse hos en betalingsudbyder knyttet til et depositum og ingen Stripe-mekanisme specifikt for deposita.
- At afslutte et depositum er ikke en automatisk tilbagebetaling — hver vej er et bevidst valg, en medarbejder træffer ved tilbagelevering eller check-out, aldrig en systemgenereret afgørelse.
- Dette er ikke en bogførings- eller skatfunktion — Kasura fører ingen hovedbog, kontoplan eller skatteregistrering for deposita eller andre bookingpenge.