Guide
Comment gérer les cautions de location
Kasura suit une caution de location de la réservation à la prise en charge ou au check-in, jusqu’au retour ou au check-out, résolue en restitution intégrale, déduction partielle ou rétention intégrale.
Cycle de la caution
Une caution dans Kasura traverse les trois mêmes moments que chaque réservation : elle est fixée à la création de la réservation, confirmée à la remise de l’actif, et résolue au retour de l’actif. Chaque étape est un pas distinct, visible par l’équipe, et non un processus d’arrière-plan continu, de sorte que l’état actuel d’une caution se rattache toujours à une action précise que quelqu’un a effectuée.
Pendant la réservation
Lors de la création d’une réservation, l’équipe peut fixer un montant de caution à côté du prix. C’est facultatif : un Workspace peut n’exiger aucune caution. Le montant s’enregistre dès le départ comme non payé. Rien n’est collecté à ce stade ; créer la réservation n’enregistre que ce qui sera attendu plus tard.
Pendant la prise en charge / le check-in
Au moment de la remise de l’unité, prise en charge pour un véhicule, check-in pour un hébergement, l’équipe confirme comment la caution est réellement détenue. Les options sont un montant en espèces, un passeport retenu, une pièce d’identité retenue, ou explicitement aucune caution. Pour une caution en espèces, l’équipe marque aussi si elle a été payée ; pour un document retenu, la caution est simplement enregistrée comme reçue, sans être liée à un montant payé.
Pendant le retour / le check-out
Au retour d’un véhicule ou au check-out d’un hébergement, l’équipe résout la caution en choisissant exactement l’une des trois voies décrites ci-dessous. Les frais de carburant, de dommages, de retard ou d’objet manquant sont saisis à cette même étape, car c’est contre eux qu’une déduction partielle se mesure.
Restitution intégrale
Une restitution intégrale signifie que toute la caution revient au client, parce que rien n’a à être couvert. Aucun motif n’est exigé pour cette voie, c’est simplement le montant retenu entier libéré à son titulaire.
Déduction partielle
Une déduction partielle couvre des frais précis enregistrés à partir de la caution et restitue le reste. L’équipe saisit les frais déduits par leur nom, carburant, dommages, retard, objet perdu, et un motif accompagne la déduction, de sorte que le montant retenu est toujours lié à une cause déclarée, et non à une réduction inexpliquée.
Rétention intégrale
Une rétention intégrale conserve toute la caution, généralement parce que les coûts couverts atteignent ou dépassent sa valeur. Cette voie exige toujours un motif enregistré, ce qui donne à le loueur une justification écrite précise à invoquer si le client conteste ensuite la décision.
Ce que ce guide ne veut pas dire
- Aucun de ces trois résultats ne déplace de l’argent réel via un processeur de paiement. Kasura enregistre la résolution sur la réservation, et l’équipe gère toute restitution réelle d’espèces, de carte ou de document hors de l’application.
- Ce n’est pas une fonction bancaire ; il n’y a ni autorisation retenue ni préautorisation d’un processeur de paiement liée à une caution, ni mécanisme de caution spécifique à Stripe.
- Résoudre une caution n’est pas un remboursement automatique, chaque voie est un choix délibéré qu’un membre de l’équipe fait au retour ou au check-out, jamais une détermination générée par le système.
- Ce n’est pas une fonction de comptabilité ni de fiscalité. Kasura ne tient ni grand livre, ni plan de comptes, ni enregistrement fiscal pour les cautions ou tout autre argent de réservation.