Opas
Miten hallita vuokravakuuksia
Kasura seuraa vuokravakuutta varauksesta luovutuksen tai sisäänkirjauksen kautta palautukseen tai uloskirjaukseen, ratkaistuna täytenä palautuksena, osittaisena vähennyksenä tai täytenä pidätyksenä.
Vakuuden elinkaari
Vakuus Kasurassa kulkee samojen kolmen hetken läpi, jotka jokainen varaus käy: se asetetaan, kun varaus luodaan, vahvistetaan, kun kohde luovutetaan, ja ratkaistaan, kun kohde palaa. Jokainen vaihe on erillinen, henkilöstölle näkyvä askel eikä yksi jatkuva taustaprosessi, joten vakuuden nykytila on aina jäljitettävissä tiettyyn tekoon, jonka joku teki.
Varauksen aikana
Kun varaus luodaan, henkilöstö voi asettaa vakuuden määrän hinnan rinnalle. Se on valinnainen — Workspace voi valita, ettei vakuutta vaadita lainkaan — ja se kirjataan maksamattomana määränä varaukseen alusta alkaen. Mitään ei kerätä tässä vaiheessa; varauksen luonti kirjaa vain sen, mitä myöhemmin odotetaan.
Luovutuksen/sisäänkirjauksen aikana
Sillä hetkellä, kun kohde luovutetaan — luovutus ajoneuvolle, sisäänkirjaus majoitukselle — henkilöstö vahvistaa, miten vakuus oikeasti pidetään. Vaihtoehdot ovat käteissumma, pidetty passi, pidetty henkilöllisyystodistus tai nimenomaisesti ei vakuutta. Käteisvakuudelle henkilöstö merkitsee myös, onko se maksettu; pidetylle asiakirjalle vakuus kirjataan vastaanotetuksi eikä sidota maksettuun määrään.
Palautuksen/uloskirjauksen aikana
Ajoneuvon palautuksessa tai majoituksen uloskirjauksessa henkilöstö ratkaisee vakuuden valitsemalla täsmälleen yhden kolmesta polusta, jotka kuvataan alla. Mahdolliset maksut tankkauksesta, vauriosta, myöhästymisestä tai puuttuvasta esineestä syötetään samassa askeleessa, koska niihin osittainen vähennys mitataan.
Täysi palautus
Täysi palautus tarkoittaa, että koko vakuus menee takaisin asiakkaalle, koska mitään ei tarvitse kattaa. Tälle polulle ei vaadita syytä — se on yksinkertaisesti koko pidetty määrä, joka vapautetaan omistajalleen.
Osittainen vähennys
Osittainen vähennys kattaa konkreettiset kirjatut maksut vakuudesta ja palauttaa loput. Henkilöstö syöttää vähennettävät maksut nimeltä — tankkaus, vaurio, myöhästyminen, kadonnut esine — ja syy liittyy vähennykseen, jotta pidätetty määrä on aina sidottu ilmoitettuun syyhyn eikä selittämättömään alennukseen.
Täysi pidätys
Täysi pidätys pitää koko vakuuden, tyypillisesti koska katetut kustannukset täyttävät tai ylittävät sen arvon. Tämä polku vaatii aina kirjatun syyn, jotta yrityksellä on konkreettinen, kirjallinen perustelu, johon osoittaa, jos asiakas myöhemmin kiistää päätöksen.
Mitä tämä opas ei tarkoita
- Mikään näistä kolmesta tuloksesta ei siirrä oikeaa rahaa maksupalvelun kautta — Kasura kirjaa ratkaisun varaukseen, ja henkilöstö hoitaa varsinaisen käteis-, kortti- tai asiakirjapalautuksen sovelluksen ulkopuolella.
- Tämä ei ole pankkiominaisuus; vakuuteen ei liity pidettyä maksupalvelun ennakkovaltuutusta eikä Stripe-vakuusmekanismia.
- Vakuuden ratkaiseminen ei ole automaattinen hyvitys — jokainen polku on tietoinen valinta, jonka työntekijä tekee palautuksessa tai uloskirjauksessa, ei koskaan järjestelmän tuottama määritys.
- Tämä ei ole kirjanpito- tai vero-ominaisuus — Kasura ei pidä pääkirjaa, tilikarttaa tai verotietuetta vakuuksille tai muulle varausrahalle.