Przebieg
Jak utworzyć rezerwację w Kasura
Personel tworzy rezerwację pojazdu albo jednostki dla klienta na wybrany okres. Zgłoszenie rezerwacji nie jest jeszcze rezerwacją. Zapis nie przelewa pieniędzy.
Co oznacza utworzenie rezerwacji
Tworzenie rezerwacji w Kasura zaczyna się od wyboru pojazdu lub noclegu oraz klienta. Następnie określasz termin i uzupełniasz szczegóły wynajmu. Wszystkie informacje wprowadzasz w jednym formularzu podzielonym na przejrzyste sekcje. Proces jest dopasowany do rodzaju działalności, dlatego poniżej znajdziesz osobne instrukcje dla wypożyczalni pojazdów i obiektów noclegowych.
Rezerwacja pojazdu krok po kroku
1. 1. Wybierz pojazd i klienta
Wybierz pojazd, który klient chce wynająć. Następnie wskaż istniejącego klienta lub dodaj nowy profil. Dzięki temu rezerwacja będzie od początku powiązana z właściwym pojazdem i danymi klienta.
2. 2. Ustal termin wynajmu
Wybierz datę i godzinę rozpoczęcia wynajmu, a następnie określ czas trwania lub termin zakończenia. Kalendarz oznacza okresy o ograniczonej dostępności i terminy niedostępne dla wybranego pojazdu. Ułatwia to znalezienie odpowiedniego czasu wynajmu jeszcze przed zapisaniem rezerwacji.
3. 3. Uzupełnij dostawę i odbiór pojazdu
Jeśli w Twojej wypożyczalni włączono tę opcję, możesz dodać adres dostarczenia pojazdu, adres jego odbioru, ustalić terminy oraz przypisać odpowiednią opłatę. Wszystkie te informacje pozostają zapisane przy rezerwacji.
4. 4. Wprowadź cenę i kaucję
Jeśli w ustawieniach włączono wycenę, podaj całkowitą cenę wynajmu i kwotę kaucji. Informacje te będą dostępne podczas późniejszej obsługi rezerwacji.
5. 5. Zapisz rezerwację lub rozpocznij wynajem
Wybierz zapisanie rezerwacji, jeśli klient odbierze pojazd w późniejszym terminie. Jeśli wynajem ma rozpocząć się od razu, wybierz rozpoczęcie wynajmu, aby przejść bezpośrednio do procesu wydania pojazdu.
Rezerwacja noclegu krok po kroku
1. 1. Wybierz pokój lub nocleg i klienta
Wybierz pokój, apartament lub inny dostępny nocleg, a następnie wskaż istniejącego klienta lub dodaj nowy profil. W przypadku miejsc w pokojach wieloosobowych podaj również liczbę gości.
2. 2. Określ rodzaj pobytu i terminy
Wybierz pobyt krótkoterminowy lub długoterminowy. Przy dłuższym pobycie możesz ustawić rozliczenie jednorazowe albo miesięczne. Następnie określ datę zameldowania i długość pobytu lub datę wymeldowania. W razie potrzeby możesz również dostosować godzinę wymeldowania.
3. 3. Wprowadź wartość pobytu i kaucję
Podaj całkowitą wartość umowy dotyczącej pobytu oraz kwotę kaucji. W rezerwacjach noclegów te informacje są standardową częścią formularza, dzięki czemu zespół ma je pod ręką podczas obsługi gościa.
4. 4. Zapisz rezerwację lub rozpocznij zameldowanie
Jeśli gość przyjedzie później, zapisz rezerwację na wybrany termin. Jeśli jest już na miejscu, możesz od razu rozpocząć proces zameldowania.
Sprawdź dostępność przed zapisaniem rezerwacji
Podczas tworzenia rezerwacji Kasura sprawdza dostępność wybranego pojazdu lub noclegu na podstawie rezerwacji zapisanych w odpowiednim obszarze roboczym. Kalendarz wyróżnia terminy niedostępne oraz okresy o częściowej dostępności, co pomaga dobrać odpowiedni czas wynajmu. Jeśli wybrany termin koliduje z istniejącą rezerwacją, system blokuje zapis i wyświetla informację o konflikcie.
Cena, kaucja i informacje o płatnościach
Przy tworzeniu rezerwacji możesz zapisać cenę wynajmu i kwotę kaucji. W wypożyczalniach pojazdów pola te zależą od ustawień wyceny, natomiast przy rezerwacji noclegu są zawsze częścią formularza. Samo zapisanie rezerwacji nie pobiera pieniędzy. Status płatności i kaucji jest początkowo oznaczony jako nieopłacony, a rzeczywiste wpłaty można później zarejestrować za pomocą osobnych działań dotyczących płatności.
Zapisz rezerwację lub rozpocznij obsługę klienta
Po uzupełnieniu formularza wybierz działanie odpowiednie do sytuacji. W wypożyczalni pojazdów możesz zapisać rezerwację na później albo od razu rozpocząć wydanie pojazdu. Przy noclegach możesz zarezerwować pokój na przyszły termin lub przejść bezpośrednio do zameldowania gościa. Dzięki temu jeden proces obsługuje zarówno rezerwacje planowane z wyprzedzeniem, jak i wynajem rozpoczynający się od razu.
Czego ten przebieg nie oznacza
- To nie wielostronicowy kreator. To jeden formularz w sekcjach.
- Kasura sprawdza nową rezerwację względem istniejących terminów tego samego zasobu w odpowiednim obszarze roboczym. Pomaga to ograniczyć ryzyko nakładających się rezerwacji. Kontrola uwzględnia dane zapisane w Kasura, dlatego zgłoszenia prowadzone poza systemem trzeba najpierw wprowadzić.
- Tworzenie nie sprawdza OTA. Nie ma channel managera.
- Każda rezerwacja należy do obszaru roboczego, w którym znajduje się wybrany pojazd lub obiekt noclegowy. Rezerwacje i ich historia pozostają osobne. Upoważnieni pracownicy mogą jednak korzystać ze wspólnych profili klientów w ramach tego samego konta firmowego.
- Profile klientów mogą być wspólne dla obszarów roboczych tego samego konta firmowego, jeśli pracownik ma odpowiednie uprawnienia. Rezerwacje i ich historia pozostają przypisane do poszczególnych obszarów roboczych. Dostęp do profilu klienta nie oznacza dostępu do rezerwacji z innego obszaru.
Często zadawane pytania
Czym jest rezerwacja w Kasura?
Rezerwacja wiąże pojazd albo jednostkę, klienta i okres. Zgłoszenie rezerwacji nie jest jeszcze tą rezerwacją.
Czy zgłoszenie rezerwacji jest już rezerwacją?
Nie. Zgłoszenie czeka na personel. Przyjęte zgłoszenie staje się rezerwacją. Rezerwacja nie jest aktywnym wynajmem ani aktywnym pobytem.