Hướng dẫn
Thay bảng trắng và bảng tính khi cho thuê
Đội cho thuê thường bắt đầu với bảng treo tường và tờ đặt chỗ. Hệ thống dùng chung giúp khi các bản sao đó lệch và việc trong ngày không còn rõ.
Vì sao cửa hàng bắt đầu với bảng và tờ
Hầu hết cửa hàng cho thuê bắt đầu bằng hai công cụ rẻ. Bảng treo tường hiện ai đang ra ngoài, ai đến hạn về, và thứ gì còn cần chìa. Bảng tính giữ danh sách đặt chỗ: tên, ngày, giá, đôi khi cột tiền cọc. Cặp đó ổn khi một người thấy bảng và sở hữu tệp.
Chỗ các bản sao bắt đầu lệch
Rắc rối hiếm khi là đặt chỗ đầu. Nó bắt đầu khi nhân viên thứ hai cập nhật tệp sau khi bảng đã đổi, hoặc khi trả xe muộn sống trong chat rồi không bao giờ vào danh sách. Lịch trống thành một cuộc nói chuyện. Ghi chú bàn giao nằm trong đầu ai đó. Việc sáng hôm sau được dựng lại từ trí nhớ.
Điều cần được dùng chung
Các sự thật đau khi lệch là vận hành: đặt chỗ nào đang giữ hoặc đang chạy, xe có đang ra ngoài không, đơn vị có sẵn sàng không, tiền cọc còn giữ không, và việc gì vẫn phải xảy ra hôm nay. Các trạng thái đó thuộc cạnh đặt chỗ, không thuộc danh sách song song.
Đặt ngày so với chạy ngày
Lịch trả lời khi nào tài sản bị lấy. Đó là câu hỏi lập kế hoạch mà các cột ngày cố trả lời. Việc trong ngày là câu hỏi khác: nhận xe nào đang chờ, xe nào đang ra ngoài, trả xe nào quá hạn, khách nào đến, đơn vị nào còn cần luân chuyển. Hai câu hỏi đó có thể dùng chung một hồ sơ đặt chỗ. Lịch phủ tuần tới. Bảng điều hành xe và bảng điều hành chỗ lưu trú phủ việc ngay trước mặt.
Ngày xe và ngày lưu trú khác nhau
Cửa hàng xe tay ga và chỗ nghỉ nhỏ không chạy cùng một buổi sáng. Nhận xe và trả xe ghi nhiên liệu, đồng hồ và tình trạng. Nhận phòng và trả phòng xoay quanh lưu trú và tình trạng phòng. Workspace tách giữ các từ vựng đó tách nhau, nên một tài khoản chạy cả hai mà không ép một tệp phục vụ hai doanh nghiệp.
Điều thực sự rời khỏi tường
Phần được thay là bản sao vận hành: danh sách đặt chỗ, trạng thái trên tường, dấu tiền cọc. Nhận xe, trả xe, nhận phòng và trả phòng có hướng dẫn ghi các trạng thái đó khi việc xảy ra. Nhân viên vẫn quyết định họ thấy gì. Không có gì ở đây nhập workbook cũ hay hứa rằng đặt chỗ trùng trở nên bất khả.
Điều có thể ở lại bảng tính
Việc thuế, lãi lỗ cuối năm, danh sách marketing một lần, hoặc báo cáo chủ nhà có thể ở lại Excel. Phần mềm kế toán, lịch buồng phòng, channel manager và CRM đầy đủ là việc khác. Góc nhìn điều hành dùng chung không nhận lấy các việc đó.
Cách chuyển thực tế
Bắt đầu với một workspace và các đặt chỗ sống. Chạy vài ngày nhận xe và trả xe, hoặc nhận phòng và trả phòng, đến khi bảng và lịch khớp điều nhân viên đã biết. Giữ tệp cũ làm bản sao chỉ đọc đến khi nhóm ngừng mở.
Hướng dẫn này không có nghĩa là
- Đây không phải lập luận rằng mọi cửa hàng phải bỏ Excel.
- Ghi đặt chỗ số không đồng nghĩa với nhập bảng tính có sẵn.
- Góc nhìn điều hành dùng chung không phải kế toán, buồng phòng, hay channel manager.