Guide
Når whiteboard og Excel ikke lenger holder
Mange starter med en whiteboard og et regneark i Excel. Det holder til kopiene spriker, og dagens utleveringer og innsjekk ikke lenger er tydelige.
Hvorfor butikker starter med en tavle og et ark
En whiteboard viser hvem som er ute, hvem som kommer tilbake, og hvilken nøkkel som fortsatt mangler. Et regneark i Excel holder navn, datoer, leiebeløp og noen ganger en depositumkolonne. Det virker så lenge én person ser tavlen og eier filen.
Der kopiene begynner å drive fra hverandre
Problemet er sjelden den første bookingen. Det starter når en annen ansatt oppdaterer filen etter at tavlen allerede er endret, eller når en sen innlevering lever i en chat og aldri når listen. Tilgjengelighet blir en samtale. Overleveringsnotater sitter i noens hode. Neste morgens arbeid rekonstrueres fra hukommelsen.
Hva som må deles
Fakta som gjør vondt når de divergerer, er operative: hvilken booking som er reservert eller aktiv, om et kjøretøy er ute, om en enhet er klar, om et depositum fortsatt holdes, og hva som fortsatt må skje i dag. De tilstandene hører hjemme ved siden av bookingen, ikke i en parallell liste.
Å booke dagen versus å kjøre dagen
En kalender svarer når et objekt er tatt. Det er planleggingsspørsmålet datokolonner prøver å besvare. Dagens arbeid er et annet spørsmål: hvilke utleveringer som venter, hvilke kjøretøy som er ute, hvilke innleveringer som er forsinkede, hvilke gjester som ankommer, hvilke enheter som fortsatt må vendes. De to spørsmålene kan dele én bookingpost. Kalenderen dekker uken frem. Kjøretøytavlen og overnattings-operationsboardet dekker arbeidet foran deg.
Kjøretøydager og oppholdsdager er ulike
Kjøretøy og overnatting er ikke samme morgen. Kunden henter, personalet bekrefter utleveringen, kunden leverer tilbake, og personalet lukker innleveringen. Gjesten møter til innsjekk, overnatter, og forlater ved utsjekk. Rommet er klar, skitten eller rengjøres. Hver utleievirksomhet har sitt eget Workspace.
Hva som faktisk forlater veggen
Det som forlater veggen, er bookinglisten, tavlestatusen og depositumhakket. Utlevering, innlevering, innsjekk og utsjekk skriver tilstanden mens arbeidet skjer. Personalet bestemmer fortsatt hva de så. Ingen import av det gamle regnearket, og ingen garanti mot dobbeltbooking utenfor Kasura.
Hva som kan bli i et regneark
Skatt, årsregnskap og en markedsføringsliste kan bli i Excel. Regnskap, renholdsliste, GPS og channel manager er andre jobber. Kasura tar ikke over dem.
En praktisk måte å bytte
Start med ett Workspace og bookingene som er i gang. Kjør utlevering og innlevering, eller innsjekk og utsjekk, til tavlen matcher det personalet allerede vet. Behold Excel som skrivebeskyttet kopi til ingen åpner den.
Hva denne guiden ikke betyr
- Dette sier ikke at hver utleievirksomhet må forlate Excel.
- Å registrere bookinger digitalt er ikke det samme som å importere et eksisterende regneark.
- En delt driftstavle er ikke regnskap, GPS, vedlikehold eller channel manager.