رہنمائی
رینٹل آپریشنز میں وائٹ بورڈز اور اسپریڈ شیٹس کو تبدیل کرنا
رینٹل ٹیمیں اکثر وال بورڈ اور بکنگ شیٹ سے شروع ہوتی ہیں۔ ایک مشترکہ نظام مدد کرتا ہے جب وہ کاپیاں بڑھ جاتی ہیں اور دن کا کام اب واضح نہیں ہوتا ہے۔
دکانیں بورڈ اور شیٹ سے کیوں شروع ہوتی ہیں
زیادہ تر کرائے کی دکانیں دو سستے ٹولز سے شروع ہوتی ہیں۔ ایک دیوار بورڈ دکھاتا ہے کہ کون باہر ہے، کون واپس آنے والا ہے، اور کس چیز کو ابھی بھی چابی کی ضرورت ہے۔ اسپریڈشیٹ میں بکنگ کی فہرست ہوتی ہے: نام، تاریخیں، قیمتیں، کبھی کبھی ڈپازٹ کالم۔ یہ مجموعہ کام کرتا ہے جب ایک شخص بورڈ دیکھ سکتا ہے اور فائل کا مالک ہے۔
جہاں کاپیاں بہنے لگتی ہیں
پریشانی شاذ و نادر ہی پہلی بکنگ ہے۔ یہ اس وقت شروع ہوتا ہے جب عملے کا دوسرا رکن بورڈ کے پہلے سے تبدیل ہونے کے بعد فائل کو اپ ڈیٹ کرتا ہے، یا جب دیر سے واپس آنے والا چیٹ میں رہتا ہے اور کبھی فہرست تک نہیں پہنچتا ہے۔ دستیابی ایک گفتگو بن جاتی ہے۔ حوالے کرنے والے نوٹ کسی کے سر میں بیٹھ جاتے ہیں۔ اگلی صبح کا کام یادداشت سے دوبارہ تشکیل دیا جاتا ہے۔
کیا شئیر کرنے کی ضرورت ہے
وہ حقائق جو ان کے ہٹ جانے پر نقصان پہنچاتے ہیں وہ کام کر رہے ہیں: کون سی بکنگ محفوظ ہے یا فعال، آیا کوئی گاڑی باہر ہے، آیا یونٹ تیار ہے، آیا ڈپازٹ ابھی تک ہے، اور آج بھی کیا ہونا ہے۔ ان ریاستوں کا تعلق بکنگ کے ساتھ ہے، متوازی فہرست میں نہیں۔
دن کی بکنگ بمقابلہ دن چلانے
ایک کیلنڈر جواب دیتا ہے جب کوئی اثاثہ لیا جاتا ہے۔ یہی منصوبہ بندی کا سوال ہے تاریخ کے کالم جواب دینے کی کوشش کرتے ہیں۔ دن کا کام ایک الگ سوال ہے: کون سے پک اپ انتظار کر رہے ہیں، کون سی گاڑیاں باہر ہیں، کون سی واپسی واجب الادا ہے، کون سے مہمان آتے ہیں، کن یونٹوں کو ابھی موڑ کی ضرورت ہے۔ وہ دو سوالات ایک بکنگ ریکارڈ کا اشتراک کر سکتے ہیں۔ کیلنڈر اگلے ہفتے کا احاطہ کرتا ہے۔ گاڑی کا وائٹ بورڈ اور رہائش کا آپریشن بورڈ آپ کے سامنے کام کا احاطہ کرتا ہے۔
گاڑی کے دن اور قیام کے دن مختلف ہیں
ایک سکوٹر کی دکان اور رہائش کا چھوٹا کاروبار ایک ہی صبح نہیں چلتے۔ پک اپ اور ریٹرن ریکارڈ ایندھن، اوڈومیٹر اور حالت۔ چیک ان اور چیک آؤٹ قبضے اور کمرے کی تیاری پر باری ہے۔ علیحدہ کام کی جگہیں ان الفاظ کو الگ رکھتی ہیں، لہذا ایک اکاؤنٹ ایک فائل کو دو کاروباروں کی خدمت کے لیے مجبور کیے بغیر دونوں کو چلا سکتا ہے۔
دراصل دیوار سے کیا حرکت کرتا ہے
متبادل آپریشنل کاپی ہے: بکنگ کی فہرست، دیوار کی حیثیت، ڈپازٹ ٹک۔ گائیڈڈ پک اپ، واپسی، چیک ان اور چیک آؤٹ ان ریاستوں کو لکھیں جیسے کام ہوتا ہے۔ عملہ اب بھی فیصلہ کرتا ہے کہ انہوں نے کیا دیکھا۔ یہاں کچھ بھی پرانی ورک بک کو درآمد نہیں کرتا ہے یا یہ وعدہ کرتا ہے کہ ڈبل بکنگ ناممکن ہو جاتی ہے۔
اسپریڈ شیٹ میں کیا رہ سکتا ہے
ٹیکس ورکنگ، سال کے آخر میں P&L، ایک بار کی مارکیٹنگ کی فہرست، یا مالک مکان کی رپورٹ Excel میں رہ سکتی ہے۔ اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر، ایک ہاؤس کیپنگ روسٹر، ایک چینل مینیجر اور ایک مکمل CRM مختلف ملازمتیں ہیں۔ مشترکہ آپریشنز کا نظریہ ان کو نہیں لے جاتا۔
تبدیل کرنے کا ایک عملی طریقہ
ایک ورک اسپیس اور لائیو بکنگ کے ساتھ شروع کریں۔ پک اپ اور واپسی کے چند دن چلائیں، یا چیک ان اور چیک آؤٹ کریں، جب تک کہ بورڈ اور کیلنڈر اس بات سے میل نہ کھا لے جو عملہ پہلے سے جانتا ہے۔ پرانی فائل کو صرف پڑھنے کے لیے بیک اپ کے طور پر رکھیں جب تک کہ ٹیم اسے کھولنا بند نہ کر دے۔
اس رہنمائی کا مطلب کیا نہیں
- یہ اس بات کی دلیل نہیں ہے کہ ہر دکان کو Excel کو ترک کرنا چاہیے۔
- بکنگ کو ڈیجیٹل طور پر ریکارڈ کرنا موجودہ اسپریڈشیٹ کو درآمد کرنے جیسا نہیں ہے۔
- مشترکہ آپریشنز کا منظر اکاؤنٹنگ، ہاؤس کیپنگ، یا چینل مینیجر نہیں ہے۔