Útmutató
Whiteboardok és táblázatok leváltása a bérleti üzemeltetésben
A bérleti csapatok gyakran faltáblával és foglalási lappal kezdik. Egy megosztott rendszer akkor segít, amikor ezek a másolatok szétcsúsznak, és a napi munka már nem nyilvánvaló.
Miért kezdenek a kölcsönzők táblával és lappal
A legtöbb kölcsönző két olcsó eszközzel kezd. Egy faltábla megmutatja, ki van kint, ki esedékes vissza, és mihez kell még kulcs. Egy táblázat tartja a foglalási listát: nevek, dátumok, árak, néha kaucióoszlop. Ez a kombináció működik, amíg egy ember látja a táblát és birtokolja a fájlt.
Hol kezdenek szétcsúszni a másolatok
A baj ritkán az első foglalás. Akkor kezdődik, amikor egy második munkatárs frissíti a fájlt, miután a tábla már változott, vagy amikor egy késedelmes visszavétel chatben él, és soha nem jut el a listára. Az elérhetőség beszélgetéssé válik. Az átadási jegyzetek valakinek a fejében ülnek. A másnapi munka memóriából rekonstruálódik.
Mit kell megosztani
A tények, amelyek fájnak, ha szétcsúsznak, üzemeltetésiek: melyik foglalás lefoglalt vagy aktív, kint van-e egy jármű, kész-e egy egység, tartják-e még a kauciót, és mi kell még ma megtörténjen. Ezek az állapotok a foglalás mellé tartoznak, nem párhuzamos listába.
A nap lefoglalása versus a nap futtatása
A naptár arra válaszol, mikor van lefoglalva egy eszköz. Ez a tervezési kérdés, amelyet a dátumoszlopok próbálnak megválaszolni. A napi munka más kérdés: mely átadások várnak, mely járművek vannak kint, mely visszavételek késedelmesek, mely vendégek érkeznek, mely egységeknek kell még fordulás. Ez a két kérdés megoszthat egy foglalási rekordot. A naptár a következő hetet fedi. A jármű-whiteboard és a szállásüzemeltetési tábla az Ön előtti munkát fedi.
A járműnapok és a tartózkodási napok különböznek
Egy robogókölcsönző és egy kis szállásüzlet nem ugyanazt a reggelt futtatja. Az átadás és a visszavétel üzemanyagot, kilométerórát és állapotot rögzít. A check-in és a check-out a foglaltságot és a szobakészültséget kapcsolja. A külön Workspace-ek ezeket a szótárakat külön tartják, így egy fiók mindkettőt futtathatja anélkül, hogy egy fájl két vállalkozást szolgálna.
Mi költözik ténylegesen le a falról
A leváltás az üzemeltetési másolat: a foglalási lista, a fali állapot, a kauciópipa. A vezetett átadás, visszavétel, check-in és check-out ezeket az állapotokat írja, ahogy a munka történik. A munkatársak továbbra is eldöntik, mit láttak. Semmi itt nem importál régi munkafüzetet, és nem ígéri, hogy a kettős foglalások lehetetlenné válnak.
Mi maradhat táblázatban
Adómunkák, év végi P&L, egyszeri marketinglista vagy bérbeadói jelentés maradhat Excelben. A könyvelőszoftver, a housekeeping-beosztás, a channel manager és a teljes CRM más munkák. Egy megosztott üzemeltetési nézet ezeket nem veszi át.
Gyakorlati mód a váltásra
Kezdje egy Workspace-szel és az élő foglalásokkal. Futtasson néhány nap átadást és visszavételt, vagy check-int és check-outot, amíg a tábla és a naptár egyezik azzal, amit a munkatársak már tudnak. Tartsa a régi fájlt csak olvasható biztonsági mentésként, amíg a csapat nem nyitja meg többé.
Mit nem jelent ez az útmutató
- Ez nem érv amellett, hogy minden kölcsönzőnek el kell hagynia az Excelt.
- A foglalások digitális rögzítése nem ugyanaz, mint egy meglévő táblázat importálása.
- A megosztott üzemeltetési nézet nem könyvelés, housekeeping vagy channel manager.