Útmutató
Falitábla és Excel helyett egy Workspace
A falitábla, a papír és az Excel ugyanazt a napot több helyen tartja. A Kasura a kiadást, a visszavételt, az érkezést és a távozást egy Workspace naptárán mutatja. Ez nem könyvelés.
Mit vált le
A falitábla, a füzet és az Excel külön másolat. Ha az egyik foglaltat mutat, a másik még szabadot, a dupla foglalás már úton van.
Hol kezdenek szétcsúszni a másolatok
A baj ritkán az első foglalás. Akkor kezdődik, amikor egy második munkatárs frissíti a fájlt, miután a tábla már változott, vagy amikor egy késedelmes visszavétel chatben él, és soha nem jut el a listára. Az elérhetőség beszélgetéssé válik. Az átadási jegyzetek valakinek a fejében ülnek. A másnapi munka memóriából rekonstruálódik.
Mit kell megosztani
A tények, amelyek fájnak, ha szétcsúsznak, üzemeltetésiek: melyik foglalás lefoglalt vagy aktív, kint van-e egy jármű, kész-e egy egység, tartják-e még a kauciót, és mi kell még ma megtörténjen. Ezek az állapotok a foglalás mellé tartoznak, nem párhuzamos listába.
A nap lefoglalása versus a nap futtatása
A naptár arra válaszol, mikor van lefoglalva egy eszköz. Ez a tervezési kérdés, amelyet a dátumoszlopok próbálnak megválaszolni. A napi munka más kérdés: mely átadások várnak, mely járművek vannak kint, mely visszavételek késedelmesek, mely vendégek érkeznek, mely egységeknek kell még fordulás. Ez a két kérdés megoszthat egy foglalási rekordot. A naptár a következő hetet fedi. A jármű-whiteboard és a szállásüzemeltetési tábla az Ön előtti munkát fedi.
A járműnapok és a tartózkodási napok különböznek
Egy robogókölcsönző és egy kis szállásüzlet nem ugyanazt a reggelt futtatja. Az átadás és a visszavétel üzemanyagot, kilométerórát és állapotot rögzít. A check-in és a check-out a foglaltságot és a szobakészültséget kapcsolja. A külön Workspace-ek ezeket a szótárakat külön tartják, így egy fiók mindkettőt futtathatja anélkül, hogy egy fájl két vállalkozást szolgálna.
Mi költözik ténylegesen le a falról
A leváltás az üzemeltetési másolat: a foglalási lista, a fali állapot, a kauciópipa. A vezetett átadás, visszavétel, check-in és check-out ezeket az állapotokat írja, ahogy a munka történik. A munkatársak továbbra is eldöntik, mit láttak. Semmi itt nem importál régi munkafüzetet, és nem ígéri, hogy a kettős foglalások lehetetlenné válnak.
Mi maradhat táblázatban
Adómunkák, év végi P&L, egyszeri marketinglista vagy bérbeadói jelentés maradhat Excelben. A könyvelőszoftver, a housekeeping-beosztás, a channel manager és a teljes CRM más munkák. Egy megosztott üzemeltetési nézet ezeket nem veszi át.
Gyakorlati mód a váltásra
Kezdje egy Workspace-szel és az élő foglalásokkal. Futtasson néhány nap átadást és visszavételt, vagy check-int és check-outot, amíg a tábla és a naptár egyezik azzal, amit a munkatársak már tudnak. Tartsa a régi fájlt csak olvasható biztonsági mentésként, amíg a csapat nem nyitja meg többé.
Mit nem jelent ez az útmutató
- Az Excel lecserélése nem könyvelőprogram. A CSV export fájl, nem számvitel.
- A foglalások digitális rögzítése nem ugyanaz, mint egy meglévő táblázat importálása.
- A megosztott üzemeltetési nézet nem könyvelés, housekeeping vagy channel manager.