Sprievodca
Nahradenie whiteboardov a tabuliek v prevádzke prenájmu
Tímy prenájmu často začínajú nástennou tabuľou a rezervačným listom. Zdieľaný systém pomôže, keď sa tieto kópie rozchádzajú a práca dňa už nie je zrejmá.
Prečo požičovne začínajú tabuľou a listom
Väčšina požičovní začína dvoma lacnými nástrojmi. Nástenná tabuľa ukáže, kto je vonku, kto sa má vrátiť a čo ešte potrebuje kľúč. Tabuľka drží zoznam rezervácií: mená, dátumy, ceny, niekedy stĺpec kaucie. Táto kombinácia funguje, kým jedna osoba vidí tabuľu a vlastní súbor.
Kde sa kópie začnú rozchádzať
Ťažkosť zriedka začína prvou rezerváciou. Začne, keď druhý člen personálu aktualizuje súbor potom, čo sa tabuľa už zmenila, alebo keď oneskorené vrátenie žije v chate a nikdy sa nedostane na zoznam. Dostupnosť sa stane konverzáciou. Poznámky k odovzdaniu sedia v niečej hlave. Práca ďalšieho rána sa rekonštruuje z pamäte.
Čo je potrebné zdieľať
Fakty, ktoré bolia, keď sa rozchádzajú, sú prevádzkové: ktorá rezervácia je rezervovaná alebo aktívna, či je vozidlo vonku, či je jednotka pripravená, či sa kaucia stále drží a čo sa dnes ešte musí stať. Tieto stavy patria vedľa rezervácie, nie do paralelného zoznamu.
Rezervovať deň versus viesť deň
Kalendár odpovedá, kedy je objekt zabraný. To je plánovacia otázka, ktorú sa stĺpce dátumov snažia zodpovedať. Práca dňa je iná otázka: ktoré odovzdania čakajú, ktoré vozidlá sú vonku, ktoré vrátenia sú omeškané, ktorí hostia prichádzajú, ktoré jednotky ešte potrebujú obrátku. Tieto dve otázky môžu zdieľať jeden záznam rezervácie. Kalendár pokrýva týždeň dopredu. Whiteboard vozidiel a prevádzková tabuľa ubytovania pokrývajú prácu pred vami.
Dni vozidiel a dni pobytu sú iné
Požičovňa skútrov a malé ubytovanie nevedú to isté ráno. Odovzdanie a vrátenie zaznamenajú palivo, tachometer a stav. Check-in a check-out zapínajú obsadenosť a pripravenosť izby. Oddelené Workspace držia tieto slovníky oddelene, takže jeden účet môže viesť oboje, bez toho, aby jeden súbor slúžil dvom firmám.
Čo sa skutočne presunie zo steny
Náhrada je prevádzková kópia: zoznam rezervácií, stav na stene, zaškrtnutie kaucie. Vedené odovzdanie, vrátenie, check-in a check-out zapisujú tieto stavy, ako práca prebieha. Personál stále rozhoduje, čo videl. Nič tu neimportuje starý zošit ani nesľubuje, že dvojité rezervácie sa stanú nemožnými.
Čo môže ostať v tabuľke
Daňové výpočty, ročný P&L, jednorazový marketingový zoznam alebo správa pre prenajímateľa môžu ostať v Exceli. Účtovný softvér, rozpis housekeeping, channel manager a plné CRM sú iné práce. Zdieľaný prevádzkový pohľad ich nepreberá.
Praktický spôsob prechodu
Začnite jedným Workspace a živými rezerváciami. Veďte niekoľko dní odovzdania a vrátenia, alebo check-in a check-out, kým tabuľa a kalendár nesedia s tým, čo personál už pozná. Starý súbor držte ako zálohu len na čítanie, kým ho tím prestane otvárať.
Čo tento sprievodca neznamená
- Toto nie je argument, že každá požičovňa musí opustiť Excel.
- Digitálne zaznamenanie rezervácií nie je to isté ako import existujúcej tabuľky.
- Zdieľaný prevádzkový pohľad nie je účtovníctvo, housekeeping ani channel manager.