Mwongozo
Kubadilisha Ubao na Lahajedwali katika Shughuli za Ukodishaji
Timu za ukodishaji mara nyingi huanza na ubao wa ukuta na karatasi ya uhifadhi. Mfumo unaoshirikiwa husaidia wakati nakala hizo zinatofautiana na kazi ya leo haijulikani tena.
Kwa nini maduka huanza na ubao na karatasi
Maduka mengi ya ukodishaji huanza na zana mbili za bei nafuu. Ubao wa ukuta unaonyesha nani yuko nje, nani anapaswa kurudi, na nini bado kinahitaji ufunguo. Lahajedwali inashikilia orodha ya uhifadhi: majina, tarehe, bei, wakati mwingine safu ya amana. Mchanganyiko huo unafanya kazi wakati mtu mmoja anaweza kuona ubao na kumiliki faili.
Mahali nakala zinaanza kutofautiana
Tatizo si uhifadhi wa kwanza mara nyingi. Linaanza wakati mfanyakazi wa pili anasasisha faili baada ya ubao tayari kubadilika, au wakati kurudisha kumechelewa kunaishi katika gumzo na halifiki kwenye orodha. Upatikanaji unakuwa mazungumzo. Maelezo ya uwasilishaji yanabaki kichwani mwa mtu. Kazi ya asubuhi inayofuata inajengwa tena kutoka kumbukumbu.
Nini kinahitaji kushirikiwa
Ukweli unaouma unapotofautiana ni wa uendeshaji: uhifadhi gani umehifadhiwa au hai, kama gari liko nje, kama kitengo kiko tayari, kama amana inashikiliwa bado, na kile kinachobaki leo. Hali hizo ni za kando ya uhifadhi, si katika orodha sambamba.
Kuhifadhi siku dhidi ya kuendesha siku
Kalenda inajibu lini mali inachukuliwa. Hilo ni swali la kupanga la safu za tarehe. Kazi ya siku ni swali tofauti: kupeana gani kunasubiri, magari gani yako nje, kurudisha gani kumechelewa, wageni gani wanafika, vitengo gani bado vinahitaji kutayarishwa. Maswali hayo mawili yanaweza kushiriki rekodi moja ya uhifadhi. Kalenda inafunika wiki mbele. Ubao mweupe wa magari na ubao wa shughuli za malazi vinashughulikia kazi mbele yako.
Siku za magari na siku za kukaa ni tofauti
Duka la pikipiki na biashara ndogo ya malazi hazianzi asubuhi ileile. Kupeana na kurudisha kunarekodi mafuta, odometa na hali. Check-in na check-out vinawasha umiliki na utayari wa chumba. Workspace tofauti zinashikilia msamiati huo kando, ili akaunti moja iweze kuendesha zote mbili bila kumlazimisha faili moja kutumikia biashara mbili.
Nini kweli kinaondoka ukutani
Badala yake ni nakala ya uendeshaji: orodha ya uhifadhi, hali ya ukuta, alama ya amana. Kupeana, kurudisha, check-in na check-out vinavyoongozwa vinaandika hali hizo kazi inavyotokea. Wafanyakazi bado wanaamua kile walichokiona. Hakuna hapa kinachoagiza kitabu cha kazi cha zamani wala kuahidi kuwa uhifadhi maradufu hauwezekani.
Nini kinaweza kubaki katika lahajedwali
Mahesabu ya kodi, P&L ya mwisho wa mwaka, orodha ya uuzaji ya mara moja, au ripoti ya mwenye nyumba vinaweza kubaki katika Excel. Programu ya uhasibu, ratiba ya housekeeping, channel manager na CRM kamili ni kazi tofauti. Mwonekano wa shughuli unaoshirikiwa hauvichukui.
Njia ya vitendo ya kubadilisha
Anza na Workspace moja na uhifadhi hai. Endesha siku kadhaa za kupeana na kurudisha, au check-in na check-out, hadi ubao na kalenda zilingane na kile wafanyakazi wanajua tayari. Hifadhi faili ya zamani kama nakala ya kusoma tu hadi timu iachane na kuifungua.
Hii si maana ya mwongozo huu
- Hii si hoja kwamba kila duka lazima liachane na Excel.
- Kurekodi uhifadhi kidijitali si sawa na kuagiza lahajedwali iliyopo.
- Mwonekano wa shughuli unaoshirikiwa si uhasibu, housekeeping, wala channel manager.