गाइड
रेंटल ऑपरेशंस में व्हाइटबोर्ड और स्प्रेडशीट बदलना
रेंटल टीमें अक्सर दीवार बोर्ड और बुकिंग शीट से शुरू करती हैं। साझा सिस्टम तब मदद करता है जब वे प्रतियाँ खिसकें और दिन का काम अब साफ़ न रहे।
दुकानें बोर्ड और शीट से क्यों शुरू करती हैं
अधिकांश रेंटल दुकानें दो सस्ते टूल से शुरू होती हैं। दीवार बोर्ड दिखाता है कौन बाहर है, कौन वापस आना है, और किस चाबी की अभी ज़रूरत है। स्प्रेडशीट बुकिंग सूची रखती है: नाम, तारीखें, कीमतें, कभी डिपॉज़िट कॉलम। वह संयोजन तब चलता है जब एक व्यक्ति बोर्ड देख सके और फ़ाइल का मालिक हो।
प्रतियाँ कहाँ खिसकने लगती हैं
मुश्किल शायद ही पहली बुकिंग हो। शुरू होती है जब दूसरा स्टाफ़ सदस्य बोर्ड बदलने के बाद फ़ाइल अपडेट करे, या देर रिटर्न चैट में रहे और सूची तक न पहुँचे। उपलब्धता बातचीत बन जाती है। हैंडओवर नोट किसी के सिर में रहते हैं। अगली सुबह का काम याद से दोबारा बनता है।
क्या साझा होना चाहिए
जो तथ्य बिखरने पर चुभते हैं वे ऑपरेशनल हैं: कौन सी बुकिंग रिज़र्व्ड या सक्रिय है, वाहन बाहर है या नहीं, यूनिट तैयार है या नहीं, डिपॉज़िट अभी रोका है या नहीं, और आज अभी क्या होना बाकी है। वे स्थितियाँ समानांतर सूची में नहीं, बुकिंग के पास होनी चाहिए।
दिन बुक करना बनाम दिन चलाना
कैलेंडर बताता है एसेट कब लिया जाता है। वह योजना सवाल है जो तारीख कॉलम जवाब देने की कोशिश करते हैं। दिन का काम अलग सवाल है: कौन से पिकअप इंतज़ार में हैं, कौन से वाहन बाहर हैं, कौन से रिटर्न ओवरड्यू हैं, कौन से अतिथि आते हैं, किन यूनिट को अभी टर्न करना है। ये दो सवाल एक बुकिंग रिकॉर्ड साझा कर सकते हैं। कैलेंडर आगे का सप्ताह कवर करता है। वाहन व्हाइटबोर्ड और आवास ऑपरेशंस बोर्ड आपके सामने का काम कवर करते हैं।
वाहन के दिन और स्टे के दिन अलग हैं
स्कूटर दुकान और छोटा आवास बिज़नेस एक जैसी सुबह नहीं चलाते। पिकअप और रिटर्न ईंधन, ओडोमीटर और स्थिति दर्ज करते हैं। चेक-इन और चेक-आउट अध्यास और कमरे की तैयारी चलाते हैं। अलग वर्कस्पेस उन शब्दावलियों को अलग रखते हैं, ताकि एक अकाउंट दोनों चला सके बिना एक फ़ाइल को दो बिज़नेस की सेवा करने को मजबूर किए।
दीवार से वास्तव में क्या हटता है
बदला जाने वाला ऑपरेशनल प्रति है: बुकिंग सूची, दीवार स्थिति, डिपॉज़िट टिक। गाइडेड पिकअप, रिटर्न, चेक-इन और चेक-आउट काम होते समय उन स्थितियों को लिखते हैं। स्टाफ़ अभी भी तय करता है उसने क्या देखा। यहाँ न पुरानी वर्कबुक इंपोर्ट होती है, न यह वादा कि डबल बुकिंग असंभव हो जाएँगी।
स्प्रेडशीट में क्या रह सकता है
कर गणना, वर्षांत P&L, एकबारगी मार्केटिंग सूची या मकान मालिक रिपोर्ट Excel में रह सकती है। अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर, हाउसकीपिंग रोस्टर, channel manager और पूरा CRM अलग काम हैं। साझा ऑपरेशंस व्यू उन्हें नहीं लेता।
बदलने का व्यावहारिक तरीका
एक वर्कस्पेस और लाइव बुकिंग से शुरू करें। कुछ दिन पिकअप और रिटर्न, या चेक-इन और चेक-आउट चलाएँ जब तक बोर्ड और कैलेंडर स्टाफ़ के पहले से ज्ञात से मेल खाएँ। पुरानी फ़ाइल को रीड-ओनली बैकअप रखें जब तक टीम उसे खोलना बंद न करे।
इस गाइड का यह अर्थ नहीं है
- यह तर्क नहीं है कि हर दुकान को Excel छोड़ना चाहिए।
- बुकिंग डिजिटल दर्ज करना मौजूदा स्प्रेडशीट इंपोर्ट करने के बराबर नहीं है।
- साझा ऑपरेशंस व्यू अकाउंटिंग, हाउसकीपिंग या channel manager नहीं है।