Opas
Tussitaulun ja laskentataulukon tilalle
Tussitaulu, laskentataulukko ja Excel hajoavat, kun sama varaus elää useassa kopiossa. Kasura pitää varauksen, luovutuksen ja päivän työn yhdessä tietueessa. Se ei korvaa kirjanpitoa, toiminnanohjausta, verotusta eikä paikannusta.
Miksi työ alkaa tussitaulusta ja Excelistä
Useimmat vuokrausliikkeet aloittavat kahdella halvalla työkalulla. Tussitaulu näyttää, kuka on ulkona, kenen pitää palata ja mikä vielä tarvitsee avaimen. Taulukko pitää varauslistan: nimet, päivämäärät, hinnat, joskus takuumaksun sarakkeen. Yhdistelmä toimii, kun yksi henkilö näkee taulun ja omistaa tiedoston.
Missä kopiot alkavat erkaantua
Ongelma ei ole harvoin ensimmäinen varaus. Se alkaa, kun toinen henkilökunnan jäsen päivittää tiedoston sen jälkeen, kun taulu on jo muuttunut, tai kun myöhäinen palautus elää chatissa eikä koskaan pääse listalle. Saatavuudesta tulee keskustelu. Luovutusmuistiinpanot istuvat jonkun päässä. Seuraavan aamun työ rekonstruoidaan muistista.
Mitä pitää jakaa
Tosiasiat, jotka sattuvat erotessaan, ovat operatiivisia: mikä varaus on varattu tai aktiivinen, onko ajoneuvo ulkona, onko yksikkö valmis, onko takuumaksu yhä pidossa, ja mitä tänään vielä pitää tapahtua. Nuo tilat kuuluvat varauksen viereen, ei rinnakkaiseen listaan.
Päivän varaaminen versus päivän pyörittäminen
Kalenteri vastaa, milloin kohde on otettu. Se on suunnittelukysymys, jota päivämäärä sarakkeet yrittävät vastata. Päivän työ on eri kysymys: mitkä luovutukset odottavat, mitkä ajoneuvot ovat ulkona, mitkä palautukset ovat myöhässä, ketkä vieraat saapuvat, mitkä yksiköt tarvitsevat vielä kääntöä. Nämä kaksi kysymystä voivat jakaa yhden varaustietueen. Kalenteri kattaa viikon eteen. Ajoneuvon tussitaulu ja majoituksen operations board kattavat työn edessäsi.
Ajoneuvopäivät ja majoituspäivät ovat erilaisia
Ajoneuvopäivä ja majoituspäivä eivät ole sama aamu. Luovutus ja palautus kirjaavat polttoaineen, mittarilukeman ja kunnon. Sisäänkirjautuminen ja uloskirjautuminen kirjaavat, onko huone valmis, likainen vai siivouksessa.
Mikä oikeasti lähtee seinältä
Seinältä lähtee varauslista, tussitaulun tila ja takuumaksun merkintä. Luovutus, palautus, sisäänkirjautuminen ja uloskirjautuminen kirjoittavat ne samaan tietueeseen. Henkilökunta päättää yhä, mitä näki.
Mikä voi jäädä taulukkoon
Verolaskelma, vuosikatsaus tai kertaluonteinen lista voi jäädä Exceliin. Kirjanpito, verotus ja GPS-paikannus jäävät omiin ohjelmiinsa.
Käytännön tapa vaihtaa
Aloita yhdellä Workspacella ja live-varauksilla. Aja muutama päivä luovutusta ja palautusta tai sisäänkirjautumista ja uloskirjautumista, kunnes taulu ja kalenteri täsmäävät siihen, mitä henkilökunta jo tietää. Pidä vanha tiedosto vain luku -varmuuskopiona, kunnes tiimi lopettaa sen avaamisen.
Mitä tämä opas ei tarkoita
- Tämä ei tarkoita, että Excel pitäisi hylätä.
- Varausten kirjaaminen digitaalisesti ei ole sama asia kuin olemassa olevan taulukon tuonti.
- Jaettu tietue ei ole kirjanpito, siivousohjelma eikä channel manager.