คู่มือ
แทนที่ไวท์บอร์ดและสเปรดชีตในงานเช่า
ทีมเช่ามักเริ่มด้วยกระดานผนังและแผ่นการจอง ระบบร่วมช่วยได้เมื่อสำเนาเหล่านั้นคลาด และงานของวันไม่ชัดอีกต่อไป
ทำไมร้านเริ่มด้วยกระดานและแผ่น
ร้านเช่าส่วนใหญ่เริ่มด้วยเครื่องมือถูกสองอย่าง กระดานผนังแสดงว่าใครออกไป ใครถึงกำหนดกลับ และอะไรยังต้องใช้กุญแจ สเปรดชีตเก็บรายการจอง: ชื่อ วันที่ ราคา บางครั้งคอลัมน์มัดจำ คู่นี้ใช้ได้ตราบที่คนเดียวเห็นกระดานและเป็นเจ้าของไฟล์
จุดที่สำเนาเริ่มคลาด
ปัญหาแทบไม่ใช่การจองแรก มันเริ่มเมื่อพนักงานคนที่สองอัปเดตไฟล์หลังจากกระดานเปลี่ยนไปแล้ว หรือเมื่อคืนรถสายอยู่ในแชทแล้วไม่ถึงรายการ ความว่างกลายเป็นบทสนทนา บันทึกการส่งมอบอยู่ในหัวใครบางคน งานเช้าวันถัดไปถูกประกอบจากความจำ
สิ่งที่ต้องแชร์
ข้อเท็จจริงที่เจ็บเมื่อคลาดคือเรื่องปฏิบัติการ: การจองใดสำรองหรือกำลังใช้งาน รถออกไปหรือไม่ ยูนิตพร้อมหรือไม่ มัดจำยังถืออยู่หรือไม่ และอะไรยังต้องทำวันนี้ สถานะเหล่านี้อยู่ข้างการจอง ไม่ใช่ในรายการคู่ขนาน
จองวัน กับการเดินวัน
ปฏิทินตอบว่ารายการเช่าถูกใช้เมื่อใด นั่นคือคำถามวางแผนที่คอลัมน์วันที่พยายามตอบ งานของวันเป็นอีกคำถาม: รับรถรายใดรออยู่ รถคันใดออกไป คืนรถรายใดเกินกำหนด แขกคนใดมาถึง ยูนิตใดยังต้องหมุน สองคำถามนี้ใช้ระเบียนการจองชุดเดียวได้ ปฏิทินครอบคลุมสัปดาห์ข้างหน้า บอร์ดงานวันนี้รถและบอร์ดงานวันนี้ที่พักครอบคลุมงานตรงหน้า
วันรถกับวันเข้าพักไม่เหมือนกัน
ร้านสกู๊ตเตอร์กับที่พักขนาดเล็กไม่ได้เริ่มเช้าแบบเดียวกัน รับรถและคืนรถบันทึกน้ำมัน เลขไมล์ และสภาพ เช็คอินและเช็คเอาต์หมุนเรื่องการเข้าพักและความพร้อมของห้อง Workspace แยกกันทำให้คำศัพท์เหล่านี้อยู่คนละชุด บัญชีเดียวจึงบริหารทั้งสองได้โดยไม่บังคับไฟล์เดียวให้รับใช้สองธุรกิจ
สิ่งที่ย้ายออกจากผนังจริง ๆ
สิ่งที่ถูกแทนคือสำเนาปฏิบัติการ: รายการจอง สถานะบนผนัง เครื่องหมายมัดจำ รับรถ คืนรถ เช็คอิน และเช็คเอาต์ที่มีไกด์เขียนสถานะเหล่านี้ขณะทำงาน พนักงานยังเป็นผู้ตัดสินว่าเห็นอะไร ไม่มีอะไรที่นี่นำเข้าเวิร์กบุ๊กเก่าหรือสัญญาว่าการจองซ้ำจะเป็นไปไม่ได้
สิ่งที่อยู่ต่อในสเปรดชีตได้
งานภาษี กำไรขาดทุนปลายปี รายชื่อการตลาดครั้งเดียว หรือรายงานเจ้าของที่อยู่ อยู่ต่อใน Excel ได้ ซอฟต์แวร์บัญชี ตารางแม่บ้าน channel manager และ CRM เต็มรูปแบบเป็นงานคนละเรื่อง มุมมองปฏิบัติการร่วมไม่ได้เข้าไปรับงานเหล่านั้น
วิธีสลับที่ใช้ได้จริง
เริ่มด้วย Workspace เดียวและการจองตามจริง เดินรับรถและคืนรถ หรือเช็คอินและเช็คเอาต์ สองสามวัน จนกว่ากระดานกับปฏิทินจะตรงกับที่พนักงานรู้แล้ว เก็บไฟล์เก่าเป็นสำรองอ่านอย่างเดียวจนกว่าทีมจะเลิกเปิด
คู่มือนี้ไม่ได้หมายความว่า
- นี่ไม่ใช่ข้ออ้างว่าทุกร้านต้องทิ้ง Excel
- การบันทึกการจองแบบดิจิทัลไม่เท่ากับการนำเข้าสเปรดชีตที่มีอยู่
- มุมมองปฏิบัติการร่วมไม่ใช่งานบัญชี งานแม่บ้าน หรือ channel manager