Průvodce
Nahrazení tabulí a tabulek
Půjčovna často začne nástěnnou tabulí a tabulkou v Excelu. Jakmile se kopie rozcházejí, dnešní předání a vrácení už z nich nejde přečíst.
Proč se začíná tabulí a tabulkou
Nástěnná tabule ukáže, kdo je venku a kdo má přijet. Tabulka v Excelu drží jména, data a někdy sloupec kauce. Funguje to, dokud tabuli i soubor vidí jeden člověk.
Kde se kopie rozcházejí
Druhý člověk upraví Excel až poté, co se tabule změnila. Pozdní vrácení zůstane v chatu. Dostupnost se stane hovorem a předání zůstane v hlavě.
Co musí být na jednom záznamu
Patří sem stav rezervace, jestli je vozidlo venku, jestli je pokoj připraveno, špinavé, nebo uklízí se, a jestli je kauce ještě otevřená. Žádost o rezervaci v tom seznamu ještě není rezervace.
Kalendář a dnešní práce
Kalendář říká, kdy je objekt obsazený. Dnešní práce říká, které předání čeká, které vozidlo je venku, které vrácení je pozdě a který host přijede. Tabule vozidel a tabule ubytování drží tuhle frontu.
Vozidla a pobyty jsou jiné ráno
Zákazník si vozidlo vyzvedne a personál potvrdí předání. Zákazník vozidlo vrátí a personál uzavře vrácení. U pobytu personál potvrdí příjezd a později odjezd. Oddělené Workspace ty slovníky nemíchají.
Co se přesune ze zdi
Přesune se seznam rezervací, stav na tabuli a zápis kauce. Personál pořád rozhodne, co viděl. Starý sešit se neimportuje a dvojitá rezervace se nestane nemožnou.
Co může zůstat v Excelu
Daně, roční výsledek a jednorázový seznam mohou zůstat v Excelu. Účetnictví, ERP, telematika a channel manager jsou jiná práce.
Jak přejít
Začněte jedním Workspace a živými rezervacemi. Několik dní veďte předání a vrácení, nebo příjezd a odjezd, dokud tabule sedí s tím, co personál zná. Starý Excel nechte jen ke čtení.
Co tento průvodce neznamená
- Tohle neříká, že každá autopůjčovna musí opustit Excel.
- Zápis rezervace v Kasura není import staré tabulky.
- Sdílený provozní pohled není účetnictví, daně, ERP, telematika ani channel manager.