Οδηγός
Αντικατάσταση πινάκων και υπολογιστικών φύλλων στις λειτουργίες ενοικίασης
Οι ομάδες ενοικίασης συχνά ξεκινούν με τοίχο-πίνακα και φύλλο κρατήσεων. Ένα κοινό σύστημα βοηθά όταν αυτά τα αντίγραφα αποκλίνουν και η σημερινή δουλειά δεν είναι πλέον προφανής.
Γιατί τα καταστήματα ξεκινούν με πίνακα και φύλλο
Τα περισσότερα καταστήματα ενοικίασης ξεκινούν με δύο φθηνά εργαλεία. Ένας τοίχος-πίνακας δείχνει ποιος είναι έξω, ποιος πρέπει να επιστρέψει και ποιος χρειάζεται ακόμη κλειδί. Ένα υπολογιστικό φύλλο κρατά τη λίστα κρατήσεων: ονόματα, ημερομηνίες, τιμές, μερικές φορές στήλη εγγύησης. Αυτό λειτουργεί όσο ένα άτομο βλέπει τον πίνακα και κατέχει το αρχείο.
Πού αρχίζουν να αποκλίνουν τα αντίγραφα
Το πρόβλημα σπάνια είναι η πρώτη κράτηση. Ξεκινά όταν δεύτερο μέλος προσωπικού ενημερώνει το αρχείο αφού ο πίνακας έχει ήδη αλλάξει, ή όταν μια καθυστερημένη επιστροφή ζει σε συνομιλία και δεν φτάνει ποτέ στη λίστα. Η διαθεσιμότητα γίνεται συζήτηση. Οι σημειώσεις παράδοσης μένουν στο κεφάλι κάποιου. Η δουλειά του επόμενου πρωινού ανασυντίθεται από μνήμη.
Τι πρέπει να είναι κοινό
Τα γεγονότα που πονάνε όταν αποκλίνουν είναι λειτουργικά: ποια κράτηση είναι δεσμευμένη ή ενεργή, αν ένα όχημα είναι έξω, αν μια μονάδα είναι έτοιμη, αν μια εγγύηση ακόμη κρατείται και τι πρέπει ακόμη να γίνει σήμερα. Αυτές οι καταστάσεις ανήκουν δίπλα στην κράτηση, όχι σε παράλληλη λίστα.
Να κλείσεις την ημέρα έναντι να τρέξεις την ημέρα
Το ημερολόγιο απαντά πότε ένα στοιχείο είναι κατειλημμένο. Αυτό είναι το ερώτημα προγραμματισμού των στηλών ημερομηνιών. Η δουλειά της ημέρας είναι διαφορετικό ερώτημα: ποιες παραλαβές περιμένουν, ποια οχήματα είναι έξω, ποιες επιστροφές καθυστερούν, ποιοι επισκέπτες φτάνουν, ποιες μονάδες χρειάζονται ακόμη προετοιμασία. Αυτά τα δύο ερωτήματα μπορούν να μοιράζονται μία εγγραφή κράτησης. Το ημερολόγιο καλύπτει την εβδομάδα μπροστά. Ο whiteboard οχημάτων και ο πίνακας λειτουργιών καταλύματος καλύπτουν τη δουλειά μπροστά σας.
Οι ημέρες οχημάτων και οι ημέρες διαμονής είναι διαφορετικές
Ένα κατάστημα σκούτερ και μια μικρή lodging επιχείρηση δεν ξεκινούν το πρωί το ίδιο. Η παραλαβή και η επιστροφή καταγράφουν καύσιμο, οδόμετρο και κατάσταση. Το check-in και το check-out ενεργοποιούν πληρότητα και ετοιμότητα δωματίου. Ξεχωριστά Workspace κρατούν αυτά τα λεξιλόγια χωριστά, ώστε ένας λογαριασμός να τρέχει και τα δύο χωρίς ένα αρχείο να εξυπηρετεί δύο επιχειρήσεις.
Τι πραγματικά κατεβαίνει από τον τοίχο
Η αντικατάσταση είναι το λειτουργικό αντίγραφο: η λίστα κρατήσεων, η κατάσταση στον τοίχο, το σημάδι εγγύησης. Οι καθοδηγούμενες παραλαβή, επιστροφή, check-in και check-out γράφουν αυτές τις καταστάσεις καθώς γίνεται η δουλειά. Το προσωπικό εξακολουθεί να αποφασίζει τι είδε. Τίποτε εδώ δεν εισάγει παλιό βιβλίο εργασίας ούτε υπόσχεται ότι οι διπλές κρατήσεις γίνονται αδύνατες.
Τι μπορεί να μείνει σε υπολογιστικό φύλλο
Φορολογικοί υπολογισμοί, ετήσια οικονομικά αποτελέσματα, εφάπαξ λίστα μάρκετινγκ ή αναφορά ιδιοκτήτη μπορούν να μείνουν στο Excel. Λογιστικό λογισμικό, πρόγραμμα καθαρισμού, channel manager και πλήρες CRM είναι διαφορετικές δουλειές. Μια κοινή λειτουργική προβολή δεν τα αναλαμβάνει.
Ένας πρακτικός τρόπος μετάβασης
Ξεκινήστε με ένα Workspace και τις ζωντανές κρατήσεις. Τρέξτε μερικές ημέρες παραλαβής και επιστροφής, ή check-in και check-out, μέχρι ο πίνακας και το ημερολόγιο να ταιριάξουν με όσα γνωρίζει ήδη το προσωπικό. Κρατήστε το παλιό αρχείο μόνο για ανάγνωση μέχρι η ομάδα να σταματήσει να το ανοίγει.
Τι δεν σημαίνει αυτός ο οδηγός
- Αυτό δεν είναι επιχείρημα ότι κάθε κατάστημα πρέπει να εγκαταλείψει το Excel.
- Η ψηφιακή καταγραφή κρατήσεων δεν είναι το ίδιο με την εισαγωγή υπάρχοντος υπολογιστικού φύλλου.
- Μια κοινή λειτουργική προβολή δεν είναι λογιστική, καθαριότητα ή channel manager.