Guia
Como evitar reservas duplicadas
A Kasura evita reservas duplicadas ao comparar as datas de cada reserva com todas as outras reservas ativas do mesmo item e ao bloquear a gravação se houver sobreposição.
Porque acontecem as reservas duplicadas
Há uma reserva duplicada quando dois clientes ficam com direito ao mesmo veículo ou ao mesmo quarto em períodos que se sobrepõem. Raramente é um erro único e evidente. Na maior parte das vezes, nasce de uma equipa a trabalhar de memória num turno cheio, de uma folha de cálculo partilhada que já está atrasada em relação à realidade ou de duas pessoas a tratar ao mesmo tempo pedidos para o mesmo item sem verem o trabalho uma da outra. O risco aumenta com o número de pessoas que podem criar reservas e com o número de canais por onde chegam pedidos.
Como a Kasura evita conflitos conhecidos
Sempre que uma reserva é criada ou muda de datas, a Kasura compara o período pedido com as outras reservas desse item antes de permitir a gravação. Isto acontece duas vezes: no ecrã, enquanto o formulário é preenchido, para que a equipa veja logo o problema, e outra vez no momento em que a reserva é gravada, para que uma segunda pessoa a agir segundos depois não consiga fazer passar uma reserva em conflito. Uma gravação que se sobreponha a uma reserva existente é recusada, não fica apenas assinalada com um aviso.
Verificação da disponibilidade
Enquanto uma reserva está a ser criada, o calendário do item escolhido marca cada data como disponível, parcialmente disponível ou indisponível, de acordo com o que já está reservado. Um período que termina exatamente quando outro começa conta como disponível, porque os dois não se sobrepõem de facto. É esta verificação em tempo real que a equipa vê antes de tentar guardar, o que lhe dá a hipótese de escolher outra data em vez de só descobrir o conflito depois de enviar o formulário.
Conflitos de reservas
Na Kasura, um conflito de reservas são duas reservas no mesmo item com períodos sobrepostos. Só as reservas que ainda contam como ativas (reservadas, ativas, com check-in feito, em atraso ou por resolver) podem causar um conflito. Uma reserva cancelada, marcada como não comparência ou já concluída fica fora da verificação e as suas datas ficam livres para outro cliente assim que esse estado é definido. Quando uma gravação é recusada por este motivo, a equipa vê uma mensagem direta a dizer que o item já está reservado para o período escolhido, em vez de uma falha genérica.
Limites do Workspace
A verificação de conflitos só considera as reservas registadas no mesmo Workspace do item a reservar, porque cada item pertence a um único Workspace. Não vê nada além do que está de facto introduzido na Kasura: um pedido recebido por telefone e ainda não registado, uma reserva provisória anotada em papel ou uma reserva acompanhada numa folha de cálculo à parte não são visíveis para a verificação e não vão ser bloqueados. É ter todas as reservas dentro da Kasura, e não uma parte fora dela, que torna esta proteção eficaz.
O que este guia não significa
- Isto não é uma garantia absoluta de que nunca pode haver uma reserva duplicada em nenhuma circunstância. É uma verificação sólida e determinística com as reservas que existem de facto na Kasura.
- A Kasura não sincroniza a disponibilidade com agências de viagens online nem com nenhum canal de reservas externo. Isso exigiria um channel manager, que não faz parte do produto.
- Não há IA nem nenhum modelo preditivo envolvido na deteção de conflitos. A comparação é uma verificação direta de um período com outro.
- Uma reserva feita fora da Kasura, por telefone, em papel ou numa folha de cálculo à parte, é invisível para esta verificação e não vai ser bloqueada.